Blog

Lên Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khai Trương Doanh Nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có chung một mục đích là thu hút được sự quan tâm của khách hàng, đối tác. Lễ khai trương hoàn hảo cũng là một trong những chuyên mục tạo được sự quan tâm của khách hàng. Trong đó, việc tổ chức sự kiện khai trương cần được đảm bảo để thu hút được cái nhìn thiện cảm từ phía khách hàng.

Quá trình chuẩn bị cho cần được hoạch định rõ ràng cẩn thận, thời gian chuẩn bị cho việc này thường kéo dài khoảng một tháng trước khai trương hoặc hơn thế, bao gồm nhiều mục cần hoàn thiện như:

  • Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện.
  • Xác định quy mô, không gian, thời gian, lượng khách và kinh phí.
  • Phương án tổ chức; các công tác liên quan đến truyền thông nội bộ và công chúng.
  • Tìm kiếm nhân sự, kịch bản, phân công nhiệm vụ, thực hiện chương trình,…

tổ chức lễ khai trương

Để tổ chức một sự kiện khai trương đúng nghĩa cần có hàng trăm điều cần chuẩn bị và dự phòng để sẵn sàng đối phó với mọi tình huống xảy ra để không ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Do đó việc tổ chức không thể lơ là mà cần có kế hoạch, khung chương trình cụ thể. Một kế hoạch tổ chức khai trương được lên lịch cẩn thận mang đến thành công cho sự kiện và cả đường kinh doanh của doanh nghiệp sau này.

Công việc cần được lên kế hoạch chuẩn bị cho lễ khai trương

  • Chọn ngày giờ tốt khai trương theo phong thủy

Khoảng thời gian để tổ chức khai trương cần được thống nhất ngay từ đầu. Sau đó, doanh nghiệp, gia chủ sẽ chọn ra một ngày đẹp “thiên thời địa lợi nhân hòa” để tổ chức khai trương với hi vọng mang lại sự may mắn, thuận buồm xuôi gió trong kinh doanh.

Để có được ngày đẹp khai trương thì ngày được lựa chọn theo phong thủy, tuân thủ yếu tố tâm linh và đồng thời, lựa chọn khoảng thời gian có điều kiện tự nhiên thuận lợi . Thêm vào đó nếu khai trương vào ngày cuối tuần sẽ thuận tiện hơn cho quan khách, điều này càng tốt hơn.

lựa chọn ngày giờ cho lễ khai trương

  • Lựa chọn không gian, trang trí không gian bên trong và bên ngoài

Địa điểm khai trương đương nhiên là vị trí chi nhánh, công ty sắp khai trương. Tuy nhiên cũng cần chọn khoảng không gian thích hợp: đủ rộng và ánh sáng để tổ chức khai trương. Để làm rõ mục đích khai trương, bên trong và bên ngoài không gian đó đều cần được trang trí bằng các logo, slogan, bảng hiệu mà doanh nghiệp muốn truyền tải tại các vị trí dễ thấy, thường đi lại.

Một sự kiện quan trọng và có nhiều quan khách như lễ khai trương nên được trang trí theo phong cách trang nhã và lịch sự để phù hợp với đa số đối tượng quan khách . Việc này cần được chuẩn bị hoàn thành trước ngày khai trương vài ngày để đảm bảo sự hoàn thiện và thay đổi kịp thời.

Xem thêm: Top Các Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Lớn Tại Tp.Hcm

không gian lễ khai trương

  • Các dụng cụ và thiết bị thiết yếu của sự kiện

Các thiết bị và dụng cụ, âm thanh, ánh sáng, backdrop, bàn ghế, khăn trải bàn, hoa, ly tách,… đều được chuẩn bị kỹ càng, không được thiếu hụt một vật dụng nào. Các vật dụng này sẽ được ban tổ chức chuẩn bị trước ngày khai trương để sự kiện được thành công, không mắc phải sai phạm nào. Vật dụng trong sự kiện khai trương được chuẩn bị theo phong cách trang nhã, để tạo nên không khí bữa tiệc. Ban tổ chức có thể lựa chọn đặt mua hoặc đặt thuê bên ngoài một cách thích hợp.

  • Thiết kế nhận sự cho sự kiện khai trương

Không chỉ trong khai trương mà ở bất kỳ một sự kiện nào thì nhân sự là yếu tố không thể thiếu. Nhân sự cho ngày khai trương là một số lượng người nhất định do nhân viên của doanh nghiệp được cử đến hoặc người thuộc các công ty tổ chức sự kiện được thuê về. Nguồn nhân sự chuẩn bị cho khai trương cần đảm bảo số lượng đủ để giải quyết các vấn đề trong sự kiện khai trương, có kinh nghiệm và đảm bảo phục vụ tốt, làm hài lòng quan khách tham gia.

  • Lên danh sách khách mời cho sự kiện khai trương

khách mời sự kiện khai trương

Ngày khai trương, ban tổ chức và doanh nghiệp luôn mong sự xuất hiện, tham gia của đại diện các doanh nghiệp. Cùng với đó, các đối tác và người nổi tiếng nếu tham gia cũng tạo được ấn tượng và sức hút, mang lại hiểu quả quảng bá hình ảnh cho chi nhánh, cửa hàng sắp khai trương một cách tốt nhất. Thế nên danh sách khách mời cần được ban tổ chức doanh nghiệp nắm rõ và lên danh sách cụ thể về số lượng để quá trình chuẩn bị được hiệu quả hơn.

  • Kế hoạch marketing và quảng bá doanh nghiệp, chi nhánh sắp khai trương

Thực tế, việc lên kế hoạch marketing và quảng bá cần được quyết định từ ngay khi có ý định khai trương cửa hàng, chi nhánh. Đây là phương thức để doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng của mình và cho họ biết thời gian, địa điểm của nhãn hiệu hay cửa hàng sắp được ra mắt công chúng.

truyền thông sự kiện

Hiện nay, hình ảnh, sản phẩm của cửa hàng, nhãn hiệu được thực hiện quảng bá thông qua mạng xã hội như Facebook, Zalo, Youtube, Instagram, Twitter,.. rất phổ biến và thu hút được nhiều sự quan tâm chú ý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể phát tờ rơi, treo banner quảng cáo ngoài trời để quảng cáo.

Ở một phương diễn khác, cũng có thể quảng cáo doanh nghiệp của mình thông qua các đối tác và khách hàng tin cậy. Chiến dịch marketing cho cửa hàng, nhãn hiệu sắp ra mặt được thực hiện tại các địa điểm dễ chú ý và tiềm năng.

  • Dự trù kinh phí của sự kiện khai trương

Dự trù chi phí và ngân sách là bước cần phải có khi lên kế hoạch tổ chức khai trương doanh nghiệp. Các công việc cần cho tổ chức sự kiện trọn gói được lên bằng văn bản cụ thể. Sau đó cần thiết lập một văn bản khác về việc chi tiêu cho những việc cần thiết bên trên một cách hợp lý, chi tiết và đầy đủ nhất để trình lên cấp trên phê duyệt và chấp thuận cấp phát.

  • Xây dựng kịch bản cụ thể của ngày khai trương

Trong một sự kiện quan trọng và nhiều người tham dự như khai trương thì kế hoạch thực hiện cần được đề ra để trách sai sót, làm khó chịu các vị quan khách, đại biểu, khách mời. Quá trình thực hiện sự kiện khai trương thường bao gồm các yếu tố sau:

    • giới thiệu đại biểu và khách mời
    • phát biểu của doanh nghiệp hoặc người đại diễn
    • các tiết mục giao lưu
    • lễ cắt băng khai trương
    • đón tiếp khách mời.

kịch bản lễ khai trương

  • Đề án dự phòng rủi ro ngày khai trương

Cho dù lễ khai trương đã được chuẩn bị một cách chi tiết nhất thì cũng vẫn có thể xảy ra những trường hợp bất ngờ khó xử lý. Do vậy, để tránh các trường hợp phát sinh không theo mong muốn thì các doanh nghiệp, người chủ cần chủ động lên kế hoạch dự phòng để giải quyết tốt nhất và kịp thời nhất các vấn đề ngoài dự tính.

Trên đây là kế hoạch tổ chức khai trương mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tham khảo. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn phân vân về cách thức lên kế hoạch và tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với Thiên An Media. Chúng tôi tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Thiên An Media sẽ giúp quý doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể từ A đến Z, cũng như tổ chức một sự kiện khai trương hoàn hảo nhất, đảm bảo hài lòng


CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN THIÊN AN ( THIEN AN MEDIA)

Địa chỉ liên hệ: 11A Hồng Hà, phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM

Hotline: 0911 407 447

Email: info@thienanmedia.com.vn 

Thời gian làm việc: 08:00AM - 05:30PM - từ thứ 2 đến thứ bảy hàng tuần

Chia sẻ bài viết này:

Tổng lượt bình luận: {{totalComments}} - Tổng lượt trả lời: {{totalReplies}}


{{comment.users.user_name}} {{fanpageName}} Đã bình luận vào lúc {{comment.created_at}}

{{comment.content | PhoneAndEmailGuard}}

{{comment.content}}

{{comment.users.user_name}} {{fanpageName}}

{{reply.content | PhoneAndEmailGuard}}

{{reply.content}}

Bạn muốn tư vấn?

Hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay!

KHÁCH HÀNG

Gửi lời nhắn đến chúng tôi

Liên hệ

Bạn cần được tư vấn? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.

Bạn đã gửi thông tin thành công, chúng tôi sẽ liên hệ để hỗ trợ tư vấn bạn trong thời gian sớm nhất!