Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Khánh Thành
Các khoản chi phí tổ chức sự kiện khai trương là gì ?
Chi phí khai trương cửa hàng/ công ty thông thường được ước tính bằng mức ngân sách mà lãnh đạo sẽ đưa cho nhân viên tổ chức sự kiện. Tuy nhiên thực tế, để tổ chức sự kiện khai trương người tổ chức không chỉ bỏ ra một khoản phí theo số tiền được cấp mà còn gồm nhiều khoản phí khác nhau. Dưới đây là các chi phí tạo nên chi phí tổng thể cho một buổi lễ khai trương.
Chi phí khai trương giá rẻ
Chi phí trang trí khai trương khánh thành
Trang trí khai trương luôn là mối bận tâm của nhiều doanh nghiệp để làm sao cho sự kiện trở nên đẹp mắt và hấp dẫn. Thông thường chi phí khai trương khá lớn bao gồm nhiều hạng mục như: trang trí sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, backdrop thậm chí là các vật dụng trang trí như bóng bay, hoa, pháo,... Để tạo được ấn tượng cho khách hàng, bạn cần phải chi một khoản tiền xứng đáng để kiến tạo không gian hoàn hảo nhất cho buổi lễ khai trương của mình.
Chi phí thuê trang thiết bị tổ chức lễ khai trương
Để đảm bảo sự hoàn hảo và ấn tượng cho lễ khánh thành khai trương, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau đây:
Cổng chào: Có nhiều loại cổng chào phù hợp như cổng hơi, cổng bong bóng, cổng sắt phủ fomex, màn hình và rối hơi. Chúng tượng trưng cho niềm vui, sự mời gọi và hân hoan đón chào khách đến tham dự sự kiện.
Sân khấu: Thành phần quan trọng không thể thiếu trong hạng mục thiết bị, nơi diễn ra các hoạt động chính của chương trình.
Photo booth và backdrop: Đây là không gian ghi lại hình ảnh của sự kiện và truyền tải thông điệp của lễ khánh thành. Giá thuê backdrop dao động từ 220.000đ đến 350.000đ/m2, tùy thuộc vào chất liệu sử dụng như bạt in hiflex hoặc gỗ dán decal formex.
Âm thanh - ánh sáng: Chi phí cho thiết bị này dao động từ 12.000.000đ đến 35.000.000đ tùy theo quy mô và mức độ hoành tráng của sự kiện.
Các trang thiết bị khác: Bên cạnh những thành phần trang trí chính, còn có các yếu tố như thảm đỏ, màn hình led, băng rôn khai trương, trụ inox xích nhung đỏ, rối hơi, bàn, ghế, hoa tươi và bục phát biểu.
Chi phí cho bữa tiệc khai trương
Ngoài nghi thức cắt băng, bữa tiệc khai trương cũng là điểm nhấn quan trọng cho sự kiện. Một thực đơn phong phú, hấp dẫn, phù hợp với đông đảo thực khách cũng yêu cầu một khoản chi phí khá lớn.
Chi phí truyền thông cho sự kiện khánh thành
Sự kiện khánh thành và khai trương không chỉ là cơ hội quý báu để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc PR sản phẩm và xây dựng hình ảnh công ty trước mắt công chúng. Do đó, bạn nên tận dụng "cơ hội vàng" này để nâng cao nhận thức về thương hiệu qua từng khía cạnh của sự kiện.
Quá trình quảng cáo cho sự kiện khai trương khánh thành được thực hiện trước, trong và sau sự kiện. Bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông hiệu quả như Fanpage, Tiktok, YouTube, báo chí và các mạng xã hội khác để tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu cũng như gia tăng nhận thức về sự kiện lễ khánh thành khai trương.
Chi phí cho nghi thức khánh thành
Nghi thức khánh thành, còn được gọi là "key moment," là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự kiện này. Mặc dù có tên gọi giống nhau, nhưng cách thực hiện nghi thức khánh thành thường đa dạng và độc đáo như sau:
- Theo phong cách truyền thống
Cắt băng bằng trụ inox, khay phủ vải, hoặc kéo miếng vải đỏ lớn (được đặt lên tấm bảng logo công ty hoặc biểu tượng của công ty).
- Theo phong cách công nghệ - hiện đại
Tạo hiệu ứng mọi người chạm tay lên màn hình led kết hợp với âm thanh, ánh sáng, khói và hiển thị hình ảnh mô hình nhà máy cùng thông điệp chương trình khi chạm tay vào biểu tượng.
Sử dụng chạm tay vào quả cầu xoay kết hợp với hiệu ứng âm thanh.
Lưu ý: Trong việc lựa chọn con số may mắn cho nghi thức khánh thành nhà máy, thường người ta chọn những con số lẻ như 3, 5, 7, 8, 11, 15...
Chi phí mua quà tặng
Trong buổi lễ khai trương, doanh nghiệp không thể thiếu các hoạt động tặng quà, khuyến mãi để tạo thiện cảm, thu hút khách hàng. Quà tặng có thể là hoa, phong bì, voucher hoặc sản phẩm của cửa hàng. Để có thể đủ số lượng quà tặng, bạn cần phải tính toán kỹ lưỡng.
Chi phí nhân sự và vận hành
Nhân sự đóng một vai trò quan trọng và chiếm phần lớn trong tổng chi phí tổ chức sự kiện khai trương, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của chương trình. Dưới đây là một số vai trò nhân sự hỗ trợ cần có trong chương trình:
Chi phí thuê nhân sự khai trương
Phí thuê PG (Promotion Girl)
PG là những người cô gái có ngoại hình thu hút, chiều cao phù hợp, khả năng giao tiếp tốt và thường đại diện cho thương hiệu của công ty.
Họ chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời, hỗ trợ giới thiệu sản phẩm của công ty nếu cần.
Phí thuê ca sĩ biểu diễn
Ca sĩ biểu diễn góp phần làm cho chương trình trở nên sôi động và thu hút sự tham gia của khách mời.
Sự lựa chọn về dòng nhạc và ca sĩ phụ thuộc vào đối tượng và độ tuổi của khách mời tham dự buổi lễ khai trương.
Phí thuê đội Lân sư rồng
Tiết mục múa Lân sư rồng thường được thực hiện để tạo sự phấn khích và thu hút sự quan tâm của khách hàng trong buổi khai trương.
Nhân sự setup
Trong quá trình chuẩn bị và thiết lập chương trình, nhân sự setup có nhiều phần việc khác nhau như: điều phối chương trình, setup sân khấu, cài đặt âm thanh,...
Mỗi thành viên trong nhóm nhân sự setup chịu trách nhiệm thực hiện công việc của mình để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra còn có: MC khai trương, ban nhạc acoustic, flamenco, latin; lễ tân,...
Chi phí khai trương cửa hàng/ công ty dự phòng
Ngoài các khoản phí chính, tính toán chi phí dự phòng cũng là điều quan trọng khi bạn tiến hành tổ chức sự kiện khai trương. Bởi lẽ bất kỳ sự kiện nào cũng sẽ phát sinh những chi phí, sự cố bất ngờ. Vì vậy, bạn cần trích ra một khoản chi phí dự trù để giải quyết các tình huống bất ngờ hoặc bù đắp các khoản phí khác bị thâm hụt.
Các câu hỏi liên quan đến chi phí khai trương khánh thành
Chi phí tổ chức sự kiện khai trương khánh thành có đắt không ?
Chi phí khai trương cửa hàng/ công ty không quá đắt đỏ. Bởi chi phí phụ thuộc vào các khoản chi vào hạng mục khai trương. Đồng thời chi phí khai trương còn phụ thuộc vào tính chất, quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp về chương trình. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng bỏ ra một con số khủng để tổ chức một buổi lễ khai trương nhưng cũng có doanh nghiệp khiêm tốn hơn. Tất cả phụ thuộc vào sự tính toán thông minh và hợp lý của người làm công tác tổ chức sự kiện và công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đồng hành với chương trình.
Cân đối chi phí khai trương khánh thành hợp lý như thế nào?
Vấn đề bội chi là nỗi ám ảnh của các doanh nghiệp tổ chức khai trương. Do đó, khi ước tính kinh phí thực hiện, các doanh nghiệp sẽ luôn đặt ra bài toán hoạch định và cân đối chi phí khai trương cửa hàng/ công ty sao cho hợp lý nhất.
Để có thể cân đối thu chi, doanh nghiệp cần lên danh sách các khoản tiền phải chi ra cho các hoạt động. Mỗi yếu tố như: địa điểm, thực đơn, quà tặng,… đều phải tốn những khoản tiền nhất định nhưng không rõ ràng do chúng còn phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên cấp một mức phí phải khá lớn để đảm bảo chương trình khai trương có thể phô bày hết thảy sự quy mô và ấn tượng với khán giả. Bởi lẽ đây là sự kiện đánh dấu doanh nghiệp bước chân vào thị trường, do đó số tiền bạn bỏ ra để tổ chức chương trình nên được ưu ái hơn so với các bữa tiệc tất niên.
Tư vấn báo giá dịch vụ
Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn và báo giá chi phí khai trương nhanh chóng. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.
