Thiên An Media - Công Ty Tổ Chức Sự Kiện
Ý tưởng đa dạng, sáng tạo, nắm bắt xu hướng mới nhất
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
Quy trình chuẩn hóa, đảm bảo thời gian thực hiện
Chi phí hợp lý, tối ưu phù hợp với mọi mức ngân sách
Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến
Mục lục
Là chương trình được diễn ra trên không gian mạng (Internet) và mọi người tham dự sẽ tương tác trao đổi với nhau thông qua môi trường trực tuyến.
I. Tổng quan về tổ sức sự kiện trực tuyến
1.1. Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến
Tổ chức sự kiện online
Trong những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện ảo đã trở thành một xu hướng phổ biến theo dòng chảy của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Nhất là sau bối cảnh của đại dịch COVID khi nhiều sự kiện trực tiếp đã bị hạn chế hoặc hủy bỏ. Và bởi lẽ đó nhiều doanh nghiệp cũng như công ty tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp khắc phục dẫn đến sự ra đời của sự kiện online. Hình thức sự kiện mà cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng, đối tác, cộng đồng một cách nhanh chóng và tiện lợi.
1.2. Sự kiện trực tuyến là gì?
Sự kiện trực tuyến (event online) hay (virtual event) là một loại sự kiện được tổ chức thông qua internet, cho phép người tham dự kết nối và tham gia từ xa thông qua các thiết bị điện tử như: máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng. Sự kiện trực tuyến có thể là webinar, livestream, sự kiện ảo.
Loại sự kiện này dễ dàng tiếp cận với nhiều người dùng từ nhiều khu vực khác nhau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều loại chi phí về tổ chức, thuê địa điểm. Đồng thời người tham gia cũng không tốn quá nhiều thời gian và chi phí đi lại. Sự kiện online thường được tổ chức thông qua facebook, youtube, hay zoom, ms team.
Ngoài ra, với virtual event, bạn không cần thiết phải livestream 100%. Thay vào đó, bạn có thể kết hợp và dàn dựng các video sẵn có vào sự kiện. Khu vực tổ chức thực tế chỉ bao gồm: sân khấu, hệ thống âm thanh và ánh sáng đủ để tạo ra một không gian trực tuyến chân thực và sắc nét nhất để khán giả theo dõi.
1.3. Phân biệt "Virtual event" và "Event online"
Theo định nghĩa chung, "virtual event" (sự kiện ảo) và "event online" (sự kiện trực tuyến) đều đề cập đến các sự kiện được tổ chức qua mạng internet, nghĩa là không cần đến việc gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm vật lý. Các sự kiện ảo này có thể bao gồm các hoạt động như hội thảo trực tuyến, tọa đàm trực tuyến, triển lãm trực tuyến, hội chợ, hoặc các buổi biểu diễn trực tuyến,...
Minh hoạ cho Virtual event
Tuy nhiên, có một số người có thể coi "virtual event" là một thuật ngữ đặc biệt hơn, thường được sử dụng để chỉ các sự kiện đòi hỏi sử dụng công nghệ mới như thực tế ảo hoặc trải nghiệm thực tế tăng cường AR. Trong khi đó, "event online" để chỉ các sự kiện trực tuyến thông thường hơn, được livestream trực tiếp và tổ chức trên các nền tảng online.
Tóm lại, "virtual event" và "event online" có thể được sử dụng đồng nghĩa. Còn sự khác biệt giữa chúng có thể phụ thuộc vào cách mà các tổ chức hoặc người tổ chức sự kiện sử dụng các thuật ngữ này.
1.4. Ưu điểm và nhược điểm mà sự kiện online mang lại
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí: Sự kiện online giúp doanh nghiệp tối ưu các khoản chi phí: địa điểm, thức ăn, nhân sự, vận chuyển,dàn âm thanh,...
Khả năng tiếp cận đại chúng cao hơn: Chỉ cần có kết nối internet, người tham gia có thể truy cập vào sự kiện mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào địa điểm và số lượng. Trong khi sự kiện truyền thống sẽ hạn chế một số người tham gia nhất định.
Dễ dàng tham gia sự kiện ảo mọi lúc mọi nơi
Hạn chế rủi ro: Ở sự kiện ảo, khi tất cả khách mời hướng về sân khấu, bất kỳ sai sót nào cũng sẽ được phát hiện ngay lập tức. Tuy nhiên, trong virtual event, bạn có thể kiểm soát các rủi ro đó bằng cách sử dụng tỉ lệ 70% phát sóng trực tiếp và 30% ghi hình trước.
Thu hút được đối tượng khách hàng tiềm năng: Tổ chức event online có thể thu hút được đối tượng khách hàng mới mà không cần đầu tư nhiều vào chi phí quảng cáo. Chỉ cần họ vô tình click vào tham gia và bị cuốn hút bởi nội dung bài bản của sự kiện thì doanh nghiệp đã có thêm một khách hàng có thể là đối tượng tiềm năng.
Nhược điểm
Thiếu tương tác: Các hoạt động tương tác trong sự kiện rất quan trọng để tạo ấn tượng và ghi nhớ sự kiện trong tâm trí người tham dự. Tuy nhiên, với virtual event, chúng ta không thể yêu cầu khách mời đứng lên hoặc tham gia vào các trò chơi liên quan đến các hoạt động này.
Giới hạn đối tượng: Event online chỉ hướng đến các đối tượng có thể truy cập internet và có kết nối đủ mạnh để tham gia sự kiện. Ngoài ra có thể loại trừ một số đối tượng như người lớn tuổi, người không có kết nối internet hoặc người không quen thuộc với công nghệ.
Sự chậm trễ và gián đoạn: Vấn đề về mạng và kết nối internet có thể gây ra sự chậm trễ và gián đoạn trong suốt virtual event, làm giảm trải nghiệm của khán giả và gây phiền toái cho diễn giả.
Dễ bị nhàm chán và không hấp dẫn: Thống kê cho thấy trong đa số các sự kiện online, khách mời chỉ tập trung trong 15 phút đầu tiên. Vì ở trong các địa điểm khác nhau dẫn tới khán giả bị phân tán bởi nhiều yếu tố khác nhau từ đó ảnh hưởng đến sự tập trung. Và khán giả sẽ bỏ lỡ một số phần của sự kiện cũng như doanh nghiệp gặp hạn chế trong việc tạo trải nghiệm thu hút cho khách hàng.
II.Các loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức trực tuyến
2.1. Hội nghị và hội thảo
Các nền tảng trực tuyến như Zoom, Webex, hoặc Microsoft Teams là lựa chọn phù hợp cho loại hình cần không gian riêng như hội nghị, hội thảo. Để tổ chức loại hình sự kiện này thành công, bạn cần chuẩn bị trước một kế hoạch chi tiết, từ timeline chương trình, nội dung, đến các phương tiện trình chiếu. Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo rằng mạng kết nối internet ổn định để đảm bảo chất lượng truyền tải hình ảnh và âm thanh.
Hội nghị trực tuyến nhà máy A40
Ngoài ra nhằm tăng tính tương tác và tạo cảm giác gần gũi hơn với người tham gia, người tổ chức có thể sử dụng các công cụ tương tác như chat trực tuyến, thăm dò ý kiến, hoặc phỏng vấn trực tiếp để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến chương trình.
Cuối cùng, ban tổ chức nên thu thập và phân tích các thông tin phản hồi từ người tham gia để cải thiện và nâng cao chất lượng sự kiện trong tương lai.
Phần mềm tổ chức hội thảo trực tuyến:
- Zoom: Là một trong những phần mềm hội thảo trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Zoom cung cấp tính năng video và âm thanh chất lượng cao, cho phép nhiều người tham gia hội thảo cùng lúc và hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích như: ghi màn hình, background cuộc họp.
- Microsoft Teams: Cho phép bạn lên lịch họp, tạo cuộc họp tự động, chia sẻ màn hình, tài liệu, đồng thời tích hợp các tính năng chat, bày tỏ cảm xúc, dơ tay nêu ý kiến.
- Google Meet: Sở hữu nhiều tính năng hữu ích như chia sẻ màn hình, chia sẻ tệp, tuy nhiên một khuyết điểm là giới hạn thời gian cho từng cuộc họp.
- GoToMeeting: Phần mềm cung cấp tính năng họp trực tuyến với chất lượng cao, chia sẻ màn hình, có tính năng ghi âm và phát lại hội thảo.
- Skype for Business: Cung cấp các tính năng họp trực tuyến, gọi điện thoại và chat.
2.2. Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí
Người tổ chức có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến như Facebook Live, YouTube Live, Instagram Live hoặc Twitch để phát trực tiếp chương trình của mình. Các hoạt động trong chương trình có thể là: các tiết mục ca nhạc, múa, hài kịch, minigames và các hoạt động giải trí khác.
Để thu hút sự quan tâm của khán giả, người tổ chức có thể sử dụng chiến lược quảng cáo trên mạng xã hội để tạo ra một lượng lớn lượt xem cho sự kiện của mình.
2.3. Hội chợ và triển lãm
Với sự phát triển của công nghệ và internet, ngày nay nhiều công ty đã chuyển đổi sang tổ chức các hội chợ và triển lãm trực tuyến để tiết kiệm chi phí và thời gian.
Một số các công cụ hỗ trợ tổ chức như:
Phần mềm, website tạo gian hàng trực tuyến: LemonStand, V360, vFairs, Brella, tourzy, 6 connex, AirMech, Hey Summit, HopIn, Run The World.
Ngoài ra hình thức tổ chức online còn phù hợp với các khóa học trực tuyến cho học viên, lễ vinh danh đại lý, khách hàng; gameshow online; phỏng vấn; talkshow; ra mắt sản phẩm mới; họp cổ đông,...
III. Phân loại các sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay
Có nhiều loại sự kiện online khác nhau phù hợp với từng mục đích và mô hình kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện trực tuyến phổ biến:
3.1. Hội thảo trực tuyến (Webinar):
Là một sự kiện online tương tác, với mục đích là truyền đạt thông tin, đào tạo, giáo dục, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của một tổ chức hay một cá nhân đến với khách hàng, đối tác hoặc công chúng đang quan tâm đến chủ đề tương ứng.
3.2. Hội chợ trực tuyến:
Hội chợ trực tuyến là một sự kiện thương mại điện tử nhằm để giới thiệu và bán các sản phẩm/ dịch vụ của các doanh nghiệp. Thông thường, các hội chợ trực tuyến được tổ chức theo chủ đề hoặc ngành hàng cụ thể và có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần.
Trong hội chợ này, các doanh nghiệp có thể tạo ra các gian hàng ảo để trưng bày sản phẩm. Khách hàng có thể xem, đặt mua và thanh toán trực tuyến. Ngoài ra, hội chợ trực tuyến còn có các hoạt động giải trí và trò chơi để tăng tính tương tác của khách hàng.
3.3. Concert trực tuyến (Virtual concert):
Đây là một sự kiện giải trí, cho phép người xem trực tiếp theo dõi các nghệ sĩ biểu diễn, trình diễn âm nhạc, hát nhảy, độc tấu, cùng các hoạt động giải trí khác.
The Weeknd Virtual Concert : XR
3.4. Triển lãm trực tuyến (Virtual exhibition):
Là một sự kiện ảo về sản phẩm, dịch vụ, triển lãm nghệ thuật của một tổ chức hoặc ngành nghề nào đó nhất định, cho phép người xem khám phá và tương tác với các sản phẩm, dịch vụ, công nghệ, hoặc giải pháp mới.
IV. Địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến
Thiên An Media gợi ý một số địa điểm tổ chức sau đây, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn tùy vào mục đích cũng như ngân sách tổ chức.
Studio: Các trường quay studio có không gian rộng để thiết lập các phông xanh, từ đó công ty tổ chức sự kiện có thể thiết kế mô hình sân khấu dựa trên kích thước của phông. Tạo cảm giác như khách mời đang nhìn thấy sân khấu thật và các diễn giả đang đứng trên đó.
Khách sạn: Công ty có thể thiết lập sân khấu trực tiếp tại trung tâm khách sạn để tạo sự sang trọng và livestream trực tiếp từ đó.
Trụ sở doanh nghiệp: Tổ chức sự kiện tại trụ sở của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp quảng bá sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp. Việc quay phim hậu kỳ cũng có thể được tận dụng để quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp.
V. Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết
Xác định mục tiêu và khán giả: Cần xác định mục tiêu của sự kiện và đối tượng khán giả mà bạn muốn hướng tới là ai, lợi ích mà họ tìm kiếm là gì và đảm bảo rằng sự kiện của bạn sẽ đáp ứng được nhu cầu của họ. Ngoài ra xác định mục tiêu càng cụ thể thì càng dễ thực hiện và đo lường.
Chọn nền tảng phù hợp: Ví dụ như những sự kiện chú trọng pr quảng cáo thì nên tổ chức ở Facebook live, Tik Tok live để có thể lan truyền nhanh chóng hay các sự kiện cần sự riêng tư, chuyên nghiệp thì Zoom, Google Meet là sự lựa chọn thích hợp hơn.
Nền tảng tổ chức event online
Lập kế hoạch và chuẩn bị: Bạn cần phải lập kế hoạch tổ chức event online trước và chuẩn bị cho tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm thiết bị chiếu, livestream, đường truyền mạng, âm thanh, ánh sáng, bản nội dung, timeline chương trình,...
Quảng bá sự kiện: Để khách hàng biết đến sự kiện online sắp diễn ra của doanh nghiệp, bạn phải lên các bài đăng thông báo, quảng bá sự kiện. Bạn có thể sử dụng các nền tảng phổ biến như: mạng xã hội, trang web, email hoặc các kênh truyền thông báo đài,...
Điều phối các hoạt động trong sự kiện: Người tổ chức cần phải có buổi tập duyệt chương trình trước, sau đó bổ nhiệm người đảm nhận các vị trí chuyên biệt để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong xuyên suốt sự kiện được diễn ra trôi chảy và chuyên nghiệp.
Theo dõi và đánh giá kết quả: Sau khi sự kiện ảo kết thúc, cần phải theo dõi và đánh giá kết quả để có thể tối ưu hoá quy trình cũng như cải thiện cho những lần tổ chức sự kiện sau. Các chỉ số đánh giá có thể bao gồm số lượng khán giả tham gia, độ tương tác của khán giả, đánh giá của khán giả và doanh số từ sự kiện (nếu là chương trình về hội chợ).
VI. Dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến của Thiên An Media
Thiên An Media là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất.
Công ty tổ chức sự kiện - Thiên An Media
Địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến của Thiên An Media có thể linh hoạt thay đổi tùy theo yêu cầu của khách hàng và từng loại hình sự kiện. Chúng tôi có sẵn các studio quay phim chuyên nghiệp, với không gian rộng rãi để setup phông xanh. Ngoài ra, chúng tôi cũng có thể lắp đặt sân khấu tại trụ sở của doanh nghiệp.
Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện
Thiên An Media cam kết sẽ đem đến sự tận tâm và chuyên nghiệp trong việc tổ chức sự kiện cho quý khách, để đạt được chất lượng tốt nhất với thời gian và chi phí tối ưu nhất. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức event online hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.
DỰ ÁN MỚI NHẤT
tin tức mới nhất
tham khảo dịch vụ
