Kế Hoạch Và Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện?

Ngày này với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, thương mại, các hoạt động truyền thông sự kiện trở nên sinh động hơn bao giờ hết. Một trong số đó, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói dành cho doanh nghiệp là lĩnh vực đang dành được sự quan tâm hiện nay. Tổ chức sự kiện thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chính vì thế nhiều đơn vị tổ chức luôn không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.

Như thế nào được xem là một sự kiện thành công?

Hiệu quả trong việc triển khai

Để một sự kiện bắt đầu ở khâu lên kế hoạch, ý tưởng cho đến khi thực hiện là một quá trình chuẩn bị vô cùng kỹ càng  và phức tạp. Đòi hỏi luôn luôn có sự kết hợp nhất quán từ bộ máy tổ chức, đến người lên ý tưởng, thiết kế nhân sự triển khai và ekip thực hiện.

Chuẩn bị đầy đủ Timeline bảng kế hoạch chi tiết, những kế hoạch quản lý rủi ro cùng phương án dự phòng đi kèm sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

Tổ chức sự kiện hội thảo See It First

Hiệu quả trong việc truyền thông

Là một điểm nhấn trong kế hoạch truyền thông thương hiệu, tổ chức sự kiện là phương tiện giúp doanh nghiệp có thể truyền bá hình ảnh của công ty. Nhiệm vụ của sự kiện sẽ tạo ra những tư liệu, nội dung giúp làm đa dạng, phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, tối ưu hóa sự lan tỏa thông điệp trong những chiến dịch truyền thông.

Kế hoạch truyền thông chất lượng sẽ đi kèm 3 giai đoạn chính: Pre-event, In-Event, Post-Event để gây hiệu ứng mạnh mẽ cho khách hàng mục tiêu và thị trường cần khai thác.

Cần chuẩn bị những gì khi tổ chức sự kiện?

• • Xác định chủ đề sự kiện cần thực hiện
  • Xây dựng kế hoạch bao quát tổng thể
  • Xác định những yếu tố liên quan trực tiếp đến sự kiện
  • Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện thích hợp
  • Đưa ra ngân sách phù hợp
  • Lên danh sách khách mời và chuẩn bị thư mời 
  • Tìm kiếm đối tác truyền thông cùng đơn vị tổ chức event chuyên nghiệp

Trang thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện

Trang thiết bị đầu tiên nên được ưu tiên hàng đầu đó là hệ thống âm thanh. Nó đóng vai trò quan trọng giúp khuấy động không khí sự kiện và làm tăng tính kích thích cho khách mời.

Hệ thống ánh sáng: Giúp tăng mức độ hoành tráng của sự kiện, giúp phục vụ cho những màn biểu diễn nghệ thuật hoặc tiết mục hoạt náo cho sự kiện.

Sân khấu: Là trung tâm của không gian sự kiện, cũng là nơi hoạt động chính của sự kiện. Vị trí sân khấu nên đặt ở trung tâm khu vực, nơi mà khách mời ở mọi góc cũng có thể dễ dàng quan sát được.

Màn hình LED: Sản phẩm công nghệ tiên tiến này đang được ưa chuộng hiện nay và được sử dụng trong hầu hết sự kiện lớn nhỏ. Giúp cho khách mời ở xa có thể quan sát toàn diện sân khấu một cách dễ dàng.

Thiết bị ghi hình chuyên dụng: Sẽ giúp ghi lại khoảnh khắc đáng giá và đẹp mắt trong sự kiện của bạn.

Âm thanh ánh sáng màn led setup kỹ càng

Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Bất cứ sự kiện nào cũng cần phải có một quy trình tổ chức chuyên nghiệp chuẩn chỉnh. Điều này giúp người thực hiện kiểm soát được tiến độ, hạn chế rủi ro đến mức tối đa nhất. Một quy trình tổ chức sự kiện trọn gói có thể diễn ra theo các bước sau:

• • Xác định thông tin sự kiện
  • Xây dựng ý tưởng sự kiện
  • Lên kịch bản phù hợp
  • Phân chia nhân sự đảm nhiệm
  • Thi công sự kiện trước khi diễn ra
  • Tổ chức sự kiện theo lịch đã lên sẵn
  • Kết thúc sự kiện
  • Thanh toán chi phí và phí phát sinh trong sự kiện
  • Tổng kết, đánh giá và báo cáo sự kiện

Không gian tổ chức sự kiện Gem Center

Lưu ý gì khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

• • Ưu tiên chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm lâu năm trong nghề
  • Dành thời gian quan sát tác phong làm việc của đội ngũ tư vấn cũng như nhân sự trong đơn vị đó
  • Chú ý đến thiết bị quan trọng để tổ chức sự kiện, kiểm tra xem nó có hiện đại và tiên tiến hay không
  • Tham khảo thêm những sự kiện mà đơn vị đó đã từng tổ chức cùng như ý kiến của khách hàng về đơn vị đó
  • Tham khảo bảng giá chung của các đơn vị từ đó lựa chọn đơn vị phù hợp với doanh nghiệp

Thiên An Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

Tổ chức sự kiện ngày nay là một hình thức không thể thiếu đối với cá nhân, doanh nghiệp. Mục đích giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm của mình đến khách hàng tiềm năng, đối tác...

Vì thế, tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, nếu sự kiện quá nhạt nhòa, không để lại nhiều cảm xúc trong lòng người tham gia, không đúng với mục tiêu đặt ra sẽ khiến cho doanh nghiệp vừa mất thời gian chi phí cũng như giảm bớt sự uy tín của mình.

Hiểu được sự lo lắng này của khách hàng, Thiên An Media luôn nỗ lực để mang tới dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng nhất, uy tín và chuyên nghiệp nhất. Giúp quý khách hàng thêm phần đưa tên tuổi thương hiệu vươn xa, gia tăng lợi ích và xúc tiến hoạt động kinh doanh.

Ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - Thiên An Media

Chúng tôi luôn theo đuổi những yếu tố kim chỉ nam trong nghề như:

• • Uy tín, chuyên nghiệp
  • Sáng tạo những ý tưởng thú vị
  • Trách nhiệm đến phút cuối cùng
  • Chi phí cạnh tranh
  • Dịch vụ đa dạng 
  • Đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu

Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện - Thiên An Media

Luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, bất cứ lúc nào và bất cứ đâu. Tự hào là đơn vị cung cấp sự kiện trọn gói, uy tín và chất lượng nhất tại Hồ Chí Minh, Thiên An Media sẵn sàng là nơi mang đến sự hài lòng của bạn.