Dịch vụ

Chúng ta nghe nhiều lần về thuật ngữ ứng dụng “Công Nghệ” vào đời sống, văn hóa xã hội, kinh tế... Lĩnh vực Tổ chức sự kiện trong những năm qua đã gặt hái được những bước tiến đáng kể khi ứng dụng công nghệ để truyền tải rõ ràng, nhanh chóng các thông điệp của doanh nghiệp tới đối tác - khách hàng.

Bước vào giai đoạn 2020 – 2021 đầy khó khăn vì dịch bệnh, nhất là đối với là event offline luôn nằm trong tình trạng biến động, ngay lập tức “tổ chức sự kiện trực tuyến” ra đời nhằm giải quyết bài toán nan giải cho các chương trình event của nhiều doanh nghiệp.

Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến Là Gì ? Các Hình Thức Tổ Chức ?

Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến có thể hiểu nôm na là: Chương trình được diễn ra trên không gian mạng (Internet) và mọi người tham dự sẽ tương tác trao đổi với nhau thông qua môi trường trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ không được trực quan sinh động như sự kiện offline xong nó giải quyết được nhiều vấn đề về: thời gian, khoảng cách, chi phí... đặc biệt đó là sự chuyển đổi cực kỳ hiệu quả để các hoạt động vận hành liên tục trong tình trạng phức tạp của xã hội hiện nay.

Khi nào mình cần Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến

Những sự kiện hướng dẫn, thủ thuật : nếu bạn có 01 sản phẩm mới cần ra mắt thị trường và thông tin chi tiết tới khách hàng hãy lưu ý sử dụng hình thức này

Đào tạo và các khoá học : nó thật sự không quá lạ lẫm vì rất nhiều người đặc biệt các diễn giả sử dụng để truyền tải các kiến thức chuyên sâu

Tổ chức “tour” hậu trường: dẫn dắt khách hàng tham khảo 01 vòng doanh nghiệp, nhà máy, phòng nghiên cứu... cũng là 01 ý tưởng hay để thu hút sự chú ý

Hỏi đáp, phỏng vấn và các show diễn:  Hãy ‘tận dụng’ các chuyên gia nội bộ của bạn để chia sẻ kiến thức theo dạng hỏi đáp trực tiếp. Tổ chức một sự kiện theo dạng “Hỏi tôi bất cứ điều gì” (AMA) trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút tương tác trực tiếp với công chúng

Hội nghị và các show biểu diễn: Các sự kiện quy mô lớn đã được tổ chức trực tuyến, Từ Coachella tới SXSW, live concerts và cả các hội nghị cấp cao cũng đã được phát trực tuyến.

Các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay

Webinars (Website – Seminar)

Đây một dạng hội thảo với nhiều bài thuyết trình được tổ chức online ( có thể được thay đổi, lưu trữ và xem lại). Toàn bộ thời gian diễn ra sự kiện người thuyết trình sẽ chia sẻ màn hình của họ để trình bày thông tin qua các slide hoặc bản demo. Những người tham dự có thể đặt câu hỏi trực tiếp qua microphone trên máy tính cá nhân hoặc thông qua các cửa sổ chat trên nền tảng tổ chức webinar.

Một số nền tảng thường được sử dụng để tổ chức các sự kiện webinar được nhiều người ứng dụng như:

• On24
• GoToWebinar
• Zoom
• WebinarNinja
• Livestorm
• Youtube Livestream

Hội thảo tim mạch Châu Âu trực tiếp 3 đầu cầu

Phát trực tiếp trên mạng xã hội (Livestream)

Đây là hình thức được phổ biến tại Việt Nam, nó được đánh giá rất hiệu quả nhằm tăng tương tác và tiếp cận. Theo Facebook, live video trung bình đạt lượng tương tác gấp 6 lần video thông thường.

Một số nền tảng livestream trên mạng xã hội:

• Instagram Live
• Facebook Live
• LinkedIn Live
• TikTok
• Twitter Live
• Youtube Livestream

Livestream trực tiếp các sự kiện âm nhạc

Hội nghị và Kết nối

Đây là 01 chương trình event trực tuyến mang đặc tính riêng với sự nghiêm túc cao và yếu tố học thuật chuyên sâu thì các nền tảng dưới đây sẽ cung cấp các công cụ phù hợp bao gồm phát trực tiếp (livestreaming), phòng chát riêng (chatrooms) ...

Bạn có thể tham khảo các nền tảng sau:

• 6connex
• AirMeet
• Brella
• HeySummit
• HopIn
• Run The World
• Vfairs

Sự kiện trực tuyến Đại hội cổ đông nhiều điểm cầu

Virtual Event

Virtual Event là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng nhau gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế, trong đó có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/nguồn hình ảnh/video.... nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người.

Virtual Event có hai hình thức chính:

• Sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát live và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội.
• Sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live. Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

Sự kiện AR (Augmented Reality) - Thực tế ảo tăng cường ghi hình trên phông xanh và giả lập sân khấu 3D

Sân khấu ảo được dựng trên phần mềm lập trình 3D

Ngoài những hình thức trên còn có 01 số hình thức khác như Live Tweeting hay các story trên trang mạng xã hội cũng đang được phổ biến rộng rãi.

Thiên An Media Đồng Hành Cùng Khách Hàng Trong Các Dự Án Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến

Là 01 công ty tổ chức sự kiện trẻ và đầy nhiệt huyết luôn nỗ lực chuyển mình, phát triển để phù hợp với nhu cầu thị trường. Thiên An Media luôn ứng dụng công nghệ vào phát triển sự kiện và đã có những dự án tổ chức online.

Thiên An Media có gì để mang lại cho bạn 01 sự kiện online thành công ?

Lên kế hoạch sự kiện: bất cứ 01 dự án offline hay online đều phải có kế hoạch để triển khai. Song cái khó của online là phải chính xác đến tuyệt đối vì hầu hết sử dụng bằng thiết bị và công nghệ

Vẫn là những câu hỏi để có 01 bản kế hoạch chi tiết:

• Đối tượng khách mời của bạn là ai ?
• Nội dung thông điệp muốn truyền tải
• Các thiết bị công nghệ nào cần được sử dụng
• Thời gian và địa điểm diễn ra chương trình
• Truyền thông sự kiện như nào ?
• Kết quả mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì ?

Đội ngũ chuyên nghiệp: Vận hành 01 sự kiện online đòi hỏi nhân sự phải am hiểu về cả lĩnh vực event lẫn công nghệ.

Những vấn đề như âm thanh, ánh sáng, sân khấu,...  phải được setup kỹ càng và có nhân sự vận hành.

Hậu trường ekip thực hiện ghi hình sự kiện trực tuyến

Thời điểm sự kiện được diễn ra: vì nó được diễn ra trên nền tảng công nghệ nên việc bám sát các hành vi của khách hàng sẽ giúp cho sự kiện đạt được hiệu quả tối đa nhất.

Truyền thông sự kiện: để chuẩn bị 01 sự kiện trực tuyến đòi hỏi công tác chuẩn bị rất kỹ lưỡng và tốn nhiều thời gian, nên hãy quảng bá nó 01 cách bài bản nhất

01 số hình thức như là: quảng cáo, khuyến mãi, tặng quà, KOLs... cũng là giải pháp tốt để thu hút khách hàng quan tâm đến bạn.

Kiểm soát rủi ro về mặt kỹ thuật: toàn bộ thời gian diễn ra chương trình đều thông qua ứng dụng hoặc 01 nền tảng nào đó nên việc tìm hiểu các vận hành nó vô cùng quan trọng tránh những trường hợp đáng tiếc.

Ngoài ra về công tác điện, internet phải đảm bảo được xuyên suốt 100%

Lưu ý: chuẩn bị những giải pháp, kịch bản có thể xảy ra trước khi sự kiện diễn chạy.

Hướng dẫn người tham dự sự kiện: tổ chức sự kiện trực tuyến không phải quá mới mẻ nhưng chắc hẳn không phải ai cũng thành thục về sử dụng công nghệ.

Hãy soạn thảo hoặc có những video nhỏ hướng dẫn trước cho họ để nâng cao tính chuyên nghiệp.

Tạo sức hút cho chương trình: nếu bạn không muốn chương trình của mình “chết lâm sàng” hãy tăng cường tính tương tác, trao đổi với nhau bằng các cách như:

• Đặt ra nhưng câu hỏi thảo luận
• Sử dụng bảng khảo sát vấn đề
• Các trò chơi Mini
• Có thể là cả các chương trình văn nghệ

Đừng ngần ngại hãy gửi yêu cầu của bạn tới Thiên An Media, với sức trẻ và kinh nghiệm đã tổ chức sự kiện trực tuyến, chúng tôi sẽ mang đến bạn những giải pháp và tổ chức thành công sự kiện của doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN THIÊN AN ( THIEN AN MEDIA)

Địa chỉ liên hệ: 11A Hồng Hà, phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM

Hotline: 0911 407 447

Email: info@thienanmedia.com.vn 

Thời gian làm việc: 08:00AM - 05:30PM - từ thứ 2 đến thứ bảy hàng tuần