Những Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương

Những lưu ý cần thiết để tổ chức một sự kiện khai trương thành công, từ lựa chọn địa điểm, trang trí, chương trình sự kiện, đến công tác quảng bá và tiếp đón khách mời. Hãy cùng tìm hiểu để mang đến cho khách hàng một trải nghiệm ấn tượng và hoàn hảo.

Các lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương là gì ?

Thông thường khai trương cửa hàng thường gặp vấn đề về làm thế nào để thu hút khách hàng, làm thế nào được sự hấp dẫn và truyền đạt được thông điệp của doanh nghiệp. Những vấn đề đó nảy sinh là do nhà làm sự kiện thường mắc sai lầm khi không lưu ý các công tác khai trương. Dưới đây là những lưu ý mà bạn cần chuẩn bị kĩ lượng khi tổ chức chương trình.

Video: Khai Trương Văn Phòng & Lễ Ký Kết Hợp Tác VP Corp - HKT Group

Ngoài ra, thì chọn đúng thời điểm bắt đầu sự kiện cũng rất quan trọng. Thông thường các sự kiện khai trương cửa hàng sẽ được ưu tiên diễn ra vào cuối tuần. Thời gian này nhu cầu nghỉ ngơi mua sắm của người tiêu dùng tăng cao, họ có nhiều thời gian để quan tâm đến sự kiện khai trương của bạn hơn. Vì vậy, nên lựa chọn dịp cuối tuần để có thể thu hút nhiều khách hơn nhé.

Thời gian tổ chức khai trương

Dựa trên phong tục tập quán của người Việt ta, trước sự kiện quan trọng nào thì việc xem ngày hợp để khởi đầu là việc vô cùng cần thiết. Theo quan niệm xưa cho rằng, nếu chọn được ngày đẹp phù hợp với tuổi thì công việc kinh doanh sẽ dễ dàng hơi, dễ dàng gặp nhiều điều thuận lợi hơn.

Không phải thời điểm nào, doanh nghiệp cũng tự tiện tổ chức được sự kiện khai trương. Bởi phong tục của người Việt Nam quan niệm ngày giờ khai trương, khánh thành sẽ liên quan đến may mắn, thuận lợi đến hoạt đông kinh doanh, làm ăn của con người. Thời giàn được chọn phụ thuộc vào tử vi, tránh các dịp lễ tết và thời gian mà khách hàng có thể rãnh rỗi để buổi lễ của bạn đạt được mục đích thu hút người tham dự đông đảo.

Chi phí khai trương

Đây có lẽ là sai lầm thường gặp và phổ biến nhất trong tổ chức khai trương. Nhiều bữa tiệc khai trương hay xuất hiện tình trạng bội chi, thâm hụt kinh phí. Truy lại những sai sót của việc tính toán ngân sách cũng phức tạp và khó khăn hơn so với các hạng mục khác. Do đó, bài toán ngân sách nên được cân nhắc kĩ lượng và chu đáo khi tổ chức khai trương.

Trang trí khai trương

Trang trí cửa hàng ngày khai trương là một trong những điểm nhấn thể hiện sự thu hút của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Tuy nhiên ở vài sự kiện công tác trang trí khai trương thường đơn giản, xuề xòa đôi chỗ lại quá màu mè, điều này không thể giú bạn mang lại hiệu quả thẩm mỹ và ấn tượng cho khách mời. Trang trí khai trương nên tạo được phong cách, sử dụng chọn lọc các vật dụng trang trí để mạng lại không gian bữa tiệc sang trọng, độc đáo cho khác tham dự.

Video: Khai Trương Phòng Giao Dịch Viettinbank CN Thủ Đức

Hãy đảm bảo rằng tất cả các phụ kiện trang trí như: Hoa, bong bóng, hashtag cầm tay, băng rôn... đều ở vị trí gọn gàng, thẩm mĩ và thật bắt mắt trong ngày khai trương.

Và để sự kiện khai trương không bị nhàm chán, tẻ nhạt, âm thanh và ánh sáng là sự lựa chọn sáng suốt dành cho bạn. Ánh sáng hài hòa cùng âm thanh sôi động giúp thu hút những khách hàng chú ý và quan tâm đến cửa hàng của bạn 

Âm thanh, ánh sáng khai trương

Vấn đề âm thanh, ánh sáng cũng là một trong những sai sót có thể ảnh hưởng tới sự kiện của doanh nghiệ. Do đó đây là yếu tố cần được lưu ý khi khai trương. Nhà làm sự kiện nên kiểm tra và chạy thử các thiết bị sự kiện trước khi chương trình diễn ra. Sân khấu hoành tráng với âm thanh và ánh sáng sẽ là chọn sáng suốt thu hút khách hàng đến bữa tiệc khai trương của bạn.

Lễ cúng khai trương

Sau khi xem ngày lành tháng tốt phù hợp, bạn cần chuẩn bị một mâm cỗ đơn giản gồm: Hương, đèn, hoa tươi, mâm ngũ quả, xôi, chè, gạo, muối, nước và một bộ lễ khai trương. Sau khi cúng xong bạn có thể mời khách hàng vào cửa hàng của mình. Theo quan niệm may mắn, hay chọn người hợp tuổi với chủ cửa hàng để công việc làm ăn suôn sẻ, trơn tru hơn.

Bàn cúng trong lễ khai trương công ty

Lễ cúng khai trương là nghi thức đặc biệt quan trọng nhưng dễ mắc sai sót với doanh nghiệp lần đầu tổ chức sự kiện. Lỗi mâm cúng thường là do sự thiếu sót các thành phần trong mâm lễ cúng hoặc bày biện không đúng cách. Để không mắc phải lỗi này, doanh nghiệp nên chú trọng công đoạn chuẩn bị nghi lễ am hiểu về các đồ cúng, bày biện đẹp mắt.

Cắt băng khai trương

Nghi thức khai trương cửa hàng đôi khi bị nhiều doanh nghiệp lơ là. Nghi thức khai trương bao gồm cắt băng và cúng khai trương là 2 nghi thức cần được thực hiện kĩ càng. Những nghi thức này mang tính trang trọng, thiêng liêng sẽ góp phần thể hiện niềm tin vào sự thuận lợi, suôn sẻ trong ngày khai trương.

Thực đơn khai trương

Thực đơn là một sai sót cũng thường gặp khi tổ chức sự kiện không riêng gì khai trương. Sai sót trong thực đơn thường là chọn thức ăn không phù hợp với sở thích số đông khách mời hoặc thức ăn có thể gây dự ứng cho quan khách. Do đó, lựa chọn thức đơn nên cân nhắc kĩ lưỡng để đảm bảo ai cũng thưởng thức một bữa ăn tuyệt vời.

Truyền thông khai trương

Xem thêm: Lời Dẫn Chương Trình Khai Trương Hay Nhất

Khách hàng sẽ tiếp cận thông tin nhanh chóng và dễ dàng sự kiện khai trương của bạn thông qua các kênh truyền thông. Bạn cần phải có kế hoạch chi tiết và triển khai hiệu quả nhất có thể để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Công tác tuyền thông sơ sài hoặc không có sẽ là một sai sót cực kì lớn cho sự kiện khai trương của doanh nghiệp. Bởi nếu không có quảng bá, bạn sẽ không thể thu hút được khách hàng đến tham dự đông đảo. Trước khi khai trương cửa hàng bạn cần thực hiện một chiến dịch truyền thông hiệu quả thông qua việc mời các khách mời nổi tiếng, in tờ rơi, đăng trên mạng xã hội hay các hình thức khuyến mãi, giảm giá để dẫn dụ khách hàng.

Video: Khai Trương Viện Niềng Răng Trong Suốt LeeTray

Một số các thức truyền thông được nhiều người sử dụng như: phát tờ rơi, quảng cáo trên các trên trang mạng xã hội như Facebook, YouTube, Instagram... Bên cạnh thông tin về ngày giờ khai trương, bạn cần có thêm những chương trình khuyến mãi, ưu đãi quà tặng đế thu hút khách hàng hơn.

Bên cạnh đó, nếu bạn có điều kiện kinh tế có thể mời nghệ sĩ, KOL, chụp ảnh, livestream tại cửa hàng để nhanh chóng gây được ấn tượng với khách hàng hơn.

Hoạt động bán hàng trong ngày khai trương 

Ngày khai trương có thể xem là ngày tốt để bán hàng, vì số lượng khách sẽ đến rất đông. Vì vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ không nên để mất cơ hội gây ấn tượng với khách hàng bằng các sản phẩm tốt nhất, số lượng hàng hoá phải thật đầy đủ để tránh gây thiếu hụt. 

Khâu bán hàng thanh toán, gói đồ phải diễn ra thật nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp để gây thiện cảm với khách hàng từ lần đầu tiên.

Hãy chuẩn bị những phần quà khai trương thật xinh để gửi tặng những vị khách ghé tới sớm nhất, cách này sẽ giúp khách hàng ấn tượng hơn về cửa hàng cũng như dịch vụ của bạn

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Việc tổ chức khai trương đánh dấu sử khởi đầu hoạt động của doanh nghiệp, do đó nó có ý nghĩa thiêng liêng và trọng đại với các nhà tổ chức chương trình. Tuy nhiên kể cả công ty có nhiều năm kinh nghiệm làm sự kiện hay công ty lần đầu tiên tổ chức khai trương đều khó tránh khỏi những sai lầm. Những sai sót trong buổi lễ có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của bữa tiệc và hiệu quả lan tỏa về sau.

Bên cạnh nắm bắt những lưu ý khai trương, doanh nghiệp cần tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện. Công ty sự kiện ra đời ngày càng nhiều và chứng tỏ vai trò của mình trong việc tổ chức một ngày lễ khai trương thành công, có thể gánh vác mọi lưu mà bạn cần nắm vững và giúp doanh nghiệp tạo nên một chương trình trọn vẹn.

Dự Án: Tổ Chức Khai Trương Cửa Hàng Mắt Kính An Tài

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thiên An Media là một trong những công ty tổ chức sự kiện tại TPHCM, được nhiều khách hàng tin tưởng và yêu mến. Với kinh nghiệm trong việc tổ chức nhiều chương trình cho các doanh nghiệp lớn, Thiên An Media tự hào là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện khai trương.