liên hệ

Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến

tổ chức sự kiện trực tuyến

Với tình hình dịch diễn biến vô cùng phức tạp, hàng loạt chỉ thị được đưa ra nhằm ổn định và giải quyết vấn đề. Việc cấm tụ tập đông đúc, dừng các hoạt động xã hội ảnh hưởng to lớn đến ngành nghề tổ chức sự kiện.

Các công ty tổ chức sự kiện và doanh nghiệp đang chuyển mình bằng cách tổ chức sự kiện trực tuyến nhằm triển khai các kế hoạch đã được đặt ra từ trước và giải quyết được những khó khăn nhất định trong khoảng thời gian này, để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả tránh và tránh đi sự bị động từ ảnh hưởng của những rào cản trước mắt.

quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

05 bước trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Để làm kịch bản chương trình diễn ra có nội dung và người xem ấn tượng thì bước xác định mục đích rất quan trọng, hãy trả lời một số câu hỏi sau:

Loại hình tổ chức là gì?: giới thiệu quảng bá sản phẩm, các lớp đào tạo, hội thảo – hội nghị ...
Chương trình miễn phí hay thu phí ?
Chương trình dành cho cộng đồng hay một bộ phận nào đó ? ...
Bạn muốn kết quả sẽ như thế nào ?

Việc đó sẽ giúp các công ty event lên được một kế hoạch chi tiết, quản trị dự án hiệu quả nhằm mang lại kết quả tốt cho chương trình.

quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

Xây dựng kế hoạch tổ chức

Kể cả sự kiện offline hay sự kiện online đều phải xây dựng kế hoạch chi tiết mới triển khai thành công và trơn tru được. Một số hạng mục khi xây dựng cần lưu ý như sau:

Thời gian tổ chức : lựa chọn khung giờ tổ chức trực tuyến dựa trên hành vi của khách hàng doanh nghiệp, những thông số này doanh nghiệp cần cung cấp cho công ty event. Thời lượng một sự kiện diễn ra trong tầm bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào lượng thông tin cần truyền tải. Lưu ý: không nên quá dài vì trên môi trường trực tuyến khách hàng dễ dàng chọn lựa các sự kiện thú vị hơn nếu chương trình bạn quá lan man và nhàm chán.

Chủ Đề: Mỗi chủ đề đưa ra phải có ý nghĩa, mang lại lợi ích cho khách hàng, đánh thẳng vào nhu cầu hoặc tâm lý người xem.

KOLs/Diễn giả: Chương trình thu hút được khách xem cần có Host, người đó nên có tầm ảnh hưởng tới một cộng đồng hoặc nhóm nhỏ. Nếu lựa chọn người dẫn có tầm ảnh hưởng tới đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới chắc chắn bạn đã nắm được một phần thành công.

Phương thức trình bày : có rất nhiều phương án như chiếu video, slide, live stream, thuyết trình... hoặc kết hợp nhiều giải pháp. Nếu đó là sự kiện quan trọng và chi phí cho phép hãy quay phông xanh và xây dựng không gian ảo bằng đồ họa - điều này sẽ mang đến trải nghiệm vô cùng thú vị và mang hơi hướng tương lai.

Lựa chọn kênh truyền tải: facebook, YouTube, zoom, TikTok… Phần tương tác cùng khán giả có tạo những câu hỏi thăm dò, câu đố...

quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

Truyền thông sự kiện trực tuyến

Hiện nay doanh nghiệp đang tổ chức sự kiện trực tuyến nên việc truyền thông cũng cần số hóa, bạn có thể gửi thư mời tham dự chương trình thông qua email, tạo các landing page để đăng ký tham gia.

Ngoài ra mình cần truyền thông rộng rãi thông qua facebook, YouTube, báo chí, KOLs....

Nội dung những công cụ truyền thông cụ thể sẽ được Thiên An Media chia sẻ chi tiết hơn trong những bài viết sau.

Setup trường quay, ghi hình, phát sóng sự kiện

Đây là khâu cực kỳ quan trọng, bạn phải đảm bảo rằng mọi công tác về điện, internet, thiết bị được test trước, có những giải pháp đưa ra nếu có rủi ro phát sinh.

Dựa vào những kinh nghiệm đã từng tổ chức rất nhiều sự kiện quy mô thành công. Thiên An Media sẽ đưa ra các phương án, giải pháp, kế hoạch chi tiết khác nhau để tổ chức hiệu quả tùy theo quy mô sự kiện và ngân sách có thể đáp ứng được của doanh nghiệp.

quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

Đánh giá chương trình trực tuyến

Để xem kết quả của một chương trình sự kiện trực tuyến có đạt được hiệu quả như bạn kỳ vọng, hãy thu thập ý kiến đánh giá của người xem, nó sẽ giúp bạn có nhiều ý tưởng cải tiến hơn cho những chương tình lần sau.

Trên đây là 05 bước cơ bản trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến nhằm xây dựng và tổ chức thành công. Thiên An Media hy vọng sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích để tự tin hơn trong việc đưa thương hiệu doanh nghiệp đến với những khách hàng tiềm năng thông qua các hình thức tổ chức trực tuyến khác nhau.


Ngày đăng: 26/06/2021
4.5/5

NHẬN TƯ VẤN

Hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay!