Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức hội nghị hội thảo như là một cách nhằm cải thiện sản phẩm/dịch vụ, cũng như tìm kiếm cơ hội để mở rộng quy mô kinh doanh.

I. Tổ chức hội nghị hội thảo cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức hội thảo và hội nghị như là một hình thức sự kiện quen thuộc để chia sẻ thông tin và lắng nghe ý kiến từ khách hàng, đối tác. Qua đó, doanh nghiệp có cơ hội cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ để tốt hơn, cũng như tìm kiếm cơ hội để mở rộng quy mô kinh doanh.

1.1. Khái niệm hội nghị hội thảo

Hội thảo là gì?

Hội thảo (Seminar) là một sự kiện được tổ chức để thảo luận, trao đổi và chia sẻ kiến thức về một vấn đề cụ thể, thường có sự tham gia của các chuyên gia và cá nhân. Hoạt động của hội thảo tập trung vào việc thu thập ý kiến, làm sáng tỏ nguyên nhân, bàn luận và tổng kết các vấn đề. 

Hội nghị là gì?

Khác với hội thảo, hội nghị (Conference) được coi là một cuộc họp quy mô lớn hơn. Mục đích của hội nghị là tổng hợp các vấn đề còn tồn tại, bao gồm cả điểm mạnh và điểm yếu. Sau khi đánh giá được các điểm yếu, các thành viên tham gia trong cuộc họp này sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm để phát triển công ty hoặc tổ chức đó một cách tốt hơn.

Dự Án: Hội Thảo Gimasys - Google Anthos & Multi-Cloud

1.2. Ý nghĩa quan trọng khi tổ chức hội nghị hội thảo

Xây dựng thương hiệu

Tổ chức hội thảo hội nghị được xem như một hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín trong mắt đối tác khách hàng. Sự kiện hội nghị hội thảo được lên kịch bản tổ chức và trang trí background dựa trên phong cách và văn hóa của công ty, doanh nghiệp, giúp tạo điểm nhấn, gây ấn tượng mạnh với đối tác, khách hàng về sản phẩm được giới thiệu.

Tạo lòng tin với đối tác, khách hàng

Nếu mục đích tổ chức hội nghị hội thảo là chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức thì sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.

Quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng tiềm năng

Việc tổ chức hội thảo và hội nghị cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim ngắn về sản phẩm, dịch vụ sẽ tạo dấu ấn khó quên cho khách mời tới tham dự.

Giải quyết các vấn đề tồn đọng

Tổ chức hội nghị hội thảo để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn trong nội bộ công ty, giải quyết các vấn đề thực tiễn mà công ty doanh nghiệp đang gặp phải.

II. Các dạng chương trình hội thảo phổ biến

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hiện nay, việc tổ chức hội thảo được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Trong hội thảo, các chuyên gia, hoặc những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể nào đó sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình với những người khác trong cùng lĩnh vực hoặc những người có mối quan tâm, có thể là đối tác, khách hàng,... Thông qua hội thảo, người tham dự có cơ hội được tiếp cận với những kiến thức mới, trao đổi ý kiến và học hỏi từ những người thành công trong lĩnh vực đó.

Dự Án: Hội Thảo Đầu Tư Tài Chính MFM Securities

Workshop: Là một hình thức tổ chức sự kiện giáo dục hoặc đào tạo với mục đích cung cấp cho người tham dự kiến thức và kỹ năng thông qua 2 phần là: chia sẻ thông tin và thực hành. Hội thảo dạng workshop thường được tổ chức với quy mô nhỏ, từ 10 - 20 người, để tạo điều kiện cho người tham dự tương tác và học hỏi tốt nhất đối với giảng viên. 

Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo rất phổ biến trên thị trường hiện nay, đẻ các công ty, tổ chức giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng hoặc đối tác của mình. Thông qua hội thảo, nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp có thể trình bày những tính năng, ưu điểm, cũng như lợi ích của sản phẩm mới đến khách hàng hoặc đối tác. Ngoài ra còn cung cấp cho người tham dự các thông tin liên quan đến cách sử dụng, bảo trì, và hỗ trợ sau bán hàng.

Dự Án: Toyotires - Lễ Ra Mắt Lốp Xe Open Country A/T 3

Hội thảo chuyên ngành: Là cuộc hội thảo tập trung vào những vấn đề liên quan đến một ngành nghề nhất định, thường có sự tham gia của các chuyên gia và người có liên quan trong cùng một ngành nghề hay lĩnh vực. Trong sự kiện hội thảo, người tham dự có cơ hội được tiếp cận với những tài liệu, báo cáo phân tích mới nhất và cùng nhau trao đổi ý kiến về những xu hướng, thách thức, cơ hội trong lĩnh vực đó.

III. Các dạng chương trình hội nghị phổ biến 

Hội nghị tổng kết cuối năm: Đây là hoạt động được tổ chức bởi hầu hết các doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Nội dung chính của hội nghị là tổng kết hoạt động của doanh nghiệp trong năm vừa qua, đánh giá những thành công và thất bại, rút kinh nghiệm và đưa ra chiến lược mới cho năm tiếp theo.

Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Hình thức hội nghị này rất phổ biến đối với các nhà đầu tư. Mỗi hội nghị sẽ tập trung vào một dự án đầu tư tiềm năng cụ thể và ban tổ chức sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án đó để thúc đẩy hoạt động đầu tư trong và ngoài nước.

Hội nghị khách hàng: Đây là hình thức hội nghị được nhiều doanh nghiệp tổ chức để gửi lời cảm ơn tới khách hàng và đối tác của mình. Hội nghị này tập trung vào việc bày tỏ sự biết ơn và tôn vinh khách hàng, đối tác đã đóng góp cho sự thành công của công ty.

Tổ chức hội nghị hội thảo tri ân khách hàng 

IV. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo

Bước 1: Xác định chủ đề tổ chức hội nghị hội thảo

Xác định chủ đề là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng mục đích ban đầu của doanh nghiệp được thực hiện đúng như ý muốn. Một chủ đề rõ ràng và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Ví dụ: 

Công nghệ: Các chủ đề trong lĩnh vực công nghệ, như ứng dụng trí tuệ nhân tạo, Internet of Things, Blockchain,...thường được sử dụng trong hội nghị hội thảo của các công ty công nghệ.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị

Xác định mục tiêu cuối cùng mà sự kiện cần phải đạt được là gì?

Khi tổ chức bất kỳ chương trình nào, doanh nghiệp cũng sẽ đặt ra cho mình những mục tiêu dự kiến cần phải đạt được. Mục tiêu này có thể khác nhau tùy vào từng trường hợp cụ thể, ví dụ như: Khi tổ chức hội thảo workshop, mục tiêu cuối cùng là tăng doanh số bán hàng, truyền cảm hứng cho học viên về một lĩnh vực nào đó,.... 

Xác định nội dung và kịch bản cho kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị

Sau đây là một ví dụ về nội dung của sự kiện hội nghị hội thảo

Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp cho sự kiện.

Xác định địa điểm tổ chức hội thảo và hội nghị bao gồm:

Việc xác định địa điểm tổ chức hội nghị hoặc hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Để chọn được địa điểm phù hợp, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau đây:

Sức chứa: Địa điểm phải đủ sức chứa cho số lượng khách mời tham gia. Bạn cần tính toán kỹ lưỡng số lượng khách mời để không gặp các vấn đề như quá chật hoặc quá rộng gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Địa điểm: Vị trí của địa điểm phải thuận tiện cho khách mời đến tham gia. Nếu sự kiện được tổ chức trong thành phố, nên chọn địa điểm nằm gần các trung tâm hoặc nơi dễ dàng di chuyển.

Tiện nghi: Địa điểm phải đáp ứng các tiện nghi như phòng họp riêng tư, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng và mạng internet mạnh để đảm bảo sự suôn sẻ cho quá trình tổ chức.

Ngân sách: Địa điểm phải phù hợp với ngân sách được phân bổ cho sự kiện. Bạn nên xem xét báo giá của các địa điểm khác nhau để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị bao gồm:

Thời điểm thuận lợi: Nên chọn thời điểm nằm trong khoảng thời gian thuận lợi cho đối tượng khách mời tham gia, chẳng hạn như không trùng với các ngày lễ, kỳ nghỉ, hay các sự kiện quan trọng khác.

Thời lượng sự kiện: Phải cân nhắc thời lượng sự kiện sao cho phù hợp với nội dung và số lượng khách mời tham gia. Nếu sự kiện quá dài, người tham gia có thể cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung.

Thời tiết: Nếu tổ chức hội nghị hội thảo ở không gian ngoài trời, cần thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết và có các biện pháp dự phòng để tránh những tình huống không mong muốn.

Ngân sách: Thời điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cũng liên quan đến ngân sách phát sinh. Nếu tổ chức vào các mùa cao điểm, chi phí cho địa điểm, thiết bị và dịch vụ có thể tăng lên.

Lập danh sách khách mời và quyết định số lượng người tham dự.

Quyết định số lượng người tham dự phù hợp với mục đích của sự kiện cũng như đảm bảo rằng không quá chật chội hoặc quá vắng khách. Khi lập danh sách khách mời cũng cần phải cẩn thận và đầy đủ. Nội dung bao gồm: thông tin liên hệ và thông tin cần thiết khác (email, tài khoản mạng xã hội,..) để đảm bảo việc liên lạc và quá trình đăng ký tham dự diễn ra thuận lợi.

Tính toán kinh phí tổ chức và lập kế hoạch chi tiêu.

Để tính toán kinh phí tổ chức sự kiện, cần xác định các chi phí cần thiết để thực hiện sự kiện, bao gồm:

Chi phí cho địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo: Gồm tiền thuê khách sạn, trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị hỗ trợ sự kiện.

Chi phí cho khách mời: Bao gồm tiền thiệp mời, quà tặng, tiền vé (nếu có).

Chi phí quảng cáo và truyền thông: Các chi phí cho việc in ấn thư mời, tài liệu sự kiện, thiết kế poster, banner.

Chi phí phát triển nội dung sự kiện: Bao gồm tiền thuê diễn giả, MC, ban nhạc, ca sĩ, nghệ sĩ, tiền chương trình nghệ thuật.

Chi phí ăn uống và tiệc: Dịch vụ ăn uống, nước uống, phục vụ.

Chi phí khác: Các chi phí phát sinh khác như tiền thuê xe cho khách mời, tiền lưu trú (nếu có), tiền thuê ekip tổ chức sự kiện.

Sau khi tính toán chi phí cần thiết, bạn có thể lập kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng khoản chi phí. Điều này giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ và đạt được mục tiêu của mình mà không vượt quá ngân sách được đưa ra.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Lựa chọn đơn vị hỗ trợ tổ chức hội thảo, hội nghị và để đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ.

• Việc doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện sẽ được những lợi ích như sau:
• Có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc lên kế hoạch, thực hiện và quản lý sự kiện.
• Tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu hoá chi phí trong việc tổ chức sự kiện.
• Đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
• Tận dụng được kinh nghiệm và mối quan hệ của đơn vị tổ chức sự kiện để giảm thiểu rủi ro, tăng cường sự thành công cho buổi hội nghị hội thảo.

Bước 3: Tiến hành chuẩn bị cho hội nghị hội thảo

Chương trình hội thảo cuối năm của Vietnam Airlines

Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức hội thảo, hội nghị một cách chủ động, thì công tác chuẩn bị sẽ mất nhiều thời gian để sắp xếp nhân sự và lựa chọn kỹ càng các tiết mục trong chương trình sao cho hợp lý nhất.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tin tưởng và giao phó nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho một đơn vị uy tín, công tác này sẽ được thực hiện một cách chỉnh chu và tiết kiệm thời gian.

Bước 4: Thực hiện chương trình

Nếu việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị khó một thì khi thực hiện sự kiện sẽ càng khó đến mười. Tuy nhiên, nếu bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng thì việc thực hiện sẽ giảm áp lực và diễn ra theo kế hoạch.

Một lời khuyên cho bạn khi tổ chức hội thảo, hội nghị là chuẩn bị các kịch bản dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra trong chương trình để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách trơn tru.

Bước 5: Khi kết thúc chương trình hội nghị hội thảo

Sau khi kết thúc chương trình, để tạo ấn tượng tốt với khách tham dự, bạn có thể chuẩn bị những món quà lưu niệm hoặc voucher mua sắm. Điều này không chỉ thể hiện sự tận tâm của doanh nghiệp đến với khách hàng, mà còn là cách để biểu dương sự hợp tác và cảm ơn đối với sự tham gia của khách hàng trong chương trình.

Sau đó, cần đánh giá lại kết quả của chương trình, ghi chép lại những điểm đạt được cũng như những điểm chưa tốt để có thể rút kinh nghiệm và cải thiện trong những lần tổ chức hội nghị hội thảo sau.

V. Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo Thiên An Media 

Thiên An Media là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo uy tín, trọn gói tại TP.HCM. Chúng tôi luôn đảm bảo mọi công việc liên quan đến chuẩn bị và thực hiện chương trình sẽ được hoàn thành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính. 

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đối với mỗi một chương trình, Thiên An Media đều tận tâm và xem như là đứa con tinh thần của mình dù lớn hay nhỏ, dù ngân sách nhiều hay ít. Với nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo Thiên An Media sẽ mang đến cho khách hàng những ý tưởng mới lạ và phù hợp với mục tiêu của bạn, giúp tạo được sự ấn tượng đặc biệt với đại chúng và truyền thông.

Bài viết nổi bật

Proposal Là Gì? Cách Viết Proposal Sự Kiện Chi Tiết Nhất

Bạn sẽ tìm hiểu được các bước cần thiết để viết một proposal hoàn chỉnh, cách trình bày và những điểm cần chú ý để tạo ấn tượng với khách hàng.

Sự Kiện

Mẫu Kịch Bản MC Sự Kiện (MC Script) Chi Tiết Và Hay Nhất

Bạn sẽ tìm hiểu được các bước cần thiết để viết một proposal hoàn chỉnh, cách trình bày và những điểm cần chú ý để tạo ấn tượng với khách hàng.

Tri Ân Khách Hàng

Agenda Là Gì? Cách Viết Kịch Bản Chương Trình Sự Kiện Chi Tiết 

Mặc dù vai trò của kịch bản chương trình trong một sự kiện được đánh giá là quan trọng. Tu...

Sự Kiện

Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Cần Có Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Ngành tổ chức sự kiện hấp dẫn nhưng đây cũng là lĩnh vực có tính cạnh tranh và áp lực. Nhân viên nên trau dồi những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết..

Khai Trương