Các Mẫu Thư Mời Tham Dự Sự Kiện Cho Đối Tác Khách Hàng

Mục lục

Vì sao cần gửi thư mời cho đối tác khách hàng

Mẫu thư mời dành cho khách hàng tới dự sự kiện là mẫu thư được ban lãnh đạo công ty soạn thảo, gửi tới khách hàng nhằm thông báo nội dung sự kiện và đưa ra lời mời tham dự sự kiện. Thư mời sự kiện dành cho khách hàng là một hình thức quen thuộc nhưng quan trọng nhằm biểu đạt sự tôn trọng và gọi mời người đến tham dự sự kiện.

Thư mời khách hàng đối tác lĩnh vực bất động sản

Thư mời sự kiện là cách tạo điểm nhấn và thể hiện ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp đến khách hàng. Dù chương trình sự kiện của bạn có hoàn hảo và hấp dẫn cũng sẽ thất bại nếu lá thư mời sơ sài. Ấn tượng ban đầu về sự kiện đều thể hiện qua thư mời của doanh nghiệp.

thư mời tham dự sự kiện

Thư mời dự lễ mở bán dự án

Bên cạnh đối tác và nhân viên, một công ty muốn phát triển thì cần phải có khách hàng. Khách hàng là một trong những đối tượng quan trọng giúp doanh nghiệp có thể kiếm tiền và thu lợi nhuận cao. Đối với các khách hàng lâu năm, những lá thư mời dự sự kiện tri ân khách hàng còn thể hiện mong muốn gắn bó của doanh nghiệp đối với họ.

Thêm vào đó, thư mời tham gia sự kiện còn phản ánh sự mong đợi và hy vọng của doanh nghiệp đối với khách hàng tham dự. Một lá thư mời được chuẩn bị kỹ càng và tôn trọng sẽ tạo ra sự kỳ vọng lớn hơn đối với sự tham gia của khách hàng góp phần tạo nên không khí sôi động, hân hoan trong buổi tiệc.

thư mời tham dự sự kiện

Nguyên tắc thiết kế mẫu thư mời dự kiện là gì?

Phân loại thư mời tham dự sự kiện

Hiện nay, thư mời tham dự sự kiện được phân làm 2 loại:

Thiệp mời online: Đây là loại thư mời được gửi thông qua email, hoặc đăng tải trên các nền tảng truyền thông xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, LinkedI,..Thiệp mời online tạo sự tiện lợi, nhanh chóng và có thể được gửi đến nhiều người cùng lúc.

Thư mời “Sự kiện lái thử xe Vinfast”

Thiệp mời giấy: Đây là loại thư mời được in trên giấy và gửi trực tiếp đến tay người nhận thông qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Thiệp mời giấy thường được sử dụng cho các sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm hoặc các sự kiện chuyên nghiệp như hội thảo, triển lãm, buổi ra mắt sản phẩm mới,...Thiệp mời giấy có giá trị tinh thần hơn thiệp mời online, đồng thời cũng thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của doanh nghiệp đối với người nhận.

Nội dung cần có trong thư mời tham dự sự kiện

Để chuẩn bị một mẫu thư mời tham dự sự kiện cơ bản, cần bao gồm những nội dung sau:

Tên của doanh nghiệp, cá nhân tổ chức sự kiện.
Chủ đề của sự kiện.
Tên, (chức vụ, đơn vị) công tác của người được mời tham dự
Ngày, giờ và địa điểm của sự kiện.
Timeline và nội dung chính trong chương trình.
Hình thức tổ chức sự kiện.
Các yêu cầu đối với khách mời tham dự sự kiện, chẳng hạn như dresscode.
Lời cảm ơn.
Chữ ký của người đại diện doanh nghiệp hoặc cá nhân và dấu giáp lai.
Thông tin liên hệ của cửa hàng, công ty.

Các lưu ý khi thiết kế thư mời sự kiện

Xác định kích thước thư mời

Đây là một bước quan trọng trong quá trình thiết kế thiệp mời. Kích thước của thiệp cần phải được lựa chọn sao cho phù hợp và chuyên nghiệp, tránh quá lớn mất cân đối hoặc quá nhỏ không đủ để cung cấp thông tin.

Với thiệp mời online: Thường được thiết kế ở định dạng JPG hoặc PNG với kích thước tiêu chuẩn là 2048 pixel x 2048 pixel để đăng tải lên mạng xã hội hoặc gửi qua email không bị mờ, bể hoặc sai kích thước gây trải nghiệm khó chịu cho khách mời.

Với thiệp mời khai trương in ấn: Các kích thước cơ bản như sau: 10 cm x 28cm; 10cm x 42cm; 15cm x 40cm; 9,5cm x 22cm; 15cm x 15cm.

Tiêu đề thư mời: Nên ngắn gọn, súc tích và trực tiếp nêu ra nội dung chính của sự kiện.

Sử dụng hình ảnh thiết kế minh hoạ: Giúp thư mời trở nên sống động và thu hút hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý không sử dụng quá nhiều hình ảnh, mẫu vật (element) để tránh làm cho thư mời trở nên rối mắt và khó đọc.

Trình bày thông tin rõ ràng: Thư mời tham dự sự kiện cần nêu rõ nội dung về thời gian, địa điểm, mục đích của sự kiện, agenda cụ thể để người nhận có thể đưa ra quyết định tham gia một cách dễ dàng.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp: Ngôn ngữ trong thư mời cần phải chuyên nghiệp và lịch sự. Nên tránh sử dụng các từ ngữ gây hiểu nhầm hoặc khó hiểu.

Đề cập đến lợi ích của người nhận: Nếu có, nên đề cập đến lợi ích của người nhận khi tham gia sự kiện. Điều này có thể giúp họ hiểu được giá trị của sự kiện và đồng ý tham gia. Ví dụ như: Khách mời được trải nghiệm lái thử dòng xe mới ra mắt của thương hiệu trong sự kiện trải nghiệm sản phẩm mới.

Kết thúc bằng lời mời: Cuối cùng, nên kết thúc thư mời bằng lời mời chân thành và lịch sự. Nên cảm ơn người nhận đã đọc thư và mong muốn được gặp gỡ họ tại sự kiện.

Ví dụ: Chúng tôi tin rằng sự kiện sẽ là cơ hội tuyệt vời để quý vị gặp gỡ và tìm hiểu thêm về những dự án và sản phẩm mới nhất của công ty. Chúng tôi trân trọng kính mời quý vị đến tham dự và hy vọng được gặp gỡ quý vị tại sự kiện. Trân trọng.

Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp đề cao sự tỉ mỉ có thể chỉ rõ bản đồ, hướng đi đến địa điểm tổ chức đính kèm trong thư mời.

Duyệt và in thư mời tham dự sự kiện

Nếu người thiết kế là nhân viên của công ty, chỉ cần sếp duyệt qua là có thể đưa vào in ấn. Tuy nhiên, nếu thuê bên ngoài, thiết kế sẽ phải được duyệt qua hai vòng, từ người chịu trách nhiệm làm việc với bên thiết kế cho đến chủ doanh nghiệp. Dù cách làm này tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng lại đem lại sự sáng tạo và phá cách.

Sau khi thiết kế đã được duyệt, bộ phận in ấn sẽ tiếp nhận thiết kế và danh sách khách mời để in số lượng thiệp mời phù hợp. Để đề phòng trường hợp bổ sung khách mời hoặc thiết kế thiệp mời bị sai thông tin, nên in thừa một số lượng thiệp.

Để tránh sai sót trong thiết kế, các bạn nên “thiết lập chế độ màu” đúng. Nếu đã sử dụng chế độ màu RGB trong thiết kế, hãy chuyển sang chế độ màu CMYK trước khi gửi file cho nhà in để kiểm tra sự thay đổi của màu sắc và sửa chữa kịp thời.

Để chuyển đổi chế độ màu CMYK

Với Photoshop, bạn có thể chọn Image > Mode > CMYK Color.

Với Illustrator, bạn có thể chọn File > Document Color Mode > CMYK Color.

thư mời tham dự sự kiện

Mẫu thư mời hội nghị khách hàng

Các mẫu thư mời dành cho khách hàng tới sự kiện công ty

Hiện nay có nhiều mẫu thư mời tham dự sự kiện khác nhau để bạn có thể mời gọi khách hàng tham dự sự kiện . Tùy theo mục đích cũng và phong cách doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn mẫu thư mời phù hợp. Xu hướng hiện nay của người làm sự kiện là sử dụng mẫu thời mời có thiết kế sang trọng, đơn giản chú trọng hình ảnh và thông tin cốt lõi, hạn chế chữ nhiều.

thư mời tham dự sự kiện

Mẫu thư mời sự kiện tất niên

Nội dung thư mời tham dự sự kiện

“Trải qua một năm với nhiều sự cố gắng và nỗ lực hoàn tất những nhiệm vụ được đặt ra đầu năm, công ty…. vui mừng tổ chức sự kiện tất niên công ty nhằm thể hiện niềm tri ân khách hàng vào ngày… vào lúc 18h00 tại nhà hàng/khách sạn…..
Công ty xin trân trọng kính mời quý khách hàng….. đến tham dự buổi tiệc cùng công ty chúng tôi. Rất mong sự góp mặt của quý khách hàng để bữa tiệc diễn ra thành công và tốt đẹp.
Chương trình sự kiện diễn ra như sau; 18h00:…19h00……
Thay mặt ban lãnh đạo công ty trân trọng kính mời quý khách hàng
Giám đốc”

thu-moi-su-kien4

Thư mời tham dự chương trình Tri ân Khách hàng

Thư mời dự sự kiện của Vinhomes Grand Park

Thư mời sự kiện “Điểm chạm công nghệ”

Thư mời sự kiện đầu tư “My home”

Thư mời tham dự lễ khai trương quán

Thư mời tham dự khai trương Aligro

Thư mời tham gia sự kiện ra mắt sản phẩm mới