Checklist Các Hạng Mục Cần Thiết Trong Tổ Chức Khai Trương

Vì sao cần checklist hạng mục trong tổ chức khai trương ?

Để bắt đầu đi vào hoạt động, mỗi doanh nghiệp đều cần tổ chức một buổi lễ khai trương để ra mắt công chúng, và việc tổ chức buổi lễ này thành công cũng như để lại ấn tượng đối với khách hàng không phải là điều dễ dàng. Do đó, khi chuẩn bị bạn cần lập checklist các hạng mục cần thiết trong tổ chức khai trương để có thể theo dõi và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. 

Checklist các hạng mục tổ chức khai trương

Dưới đây là một số lý do quan trọng về việc sử dụng checklist hạng mục trong tổ chức khai trương:

Không bỏ sót các đầu việc quan trọng: Một buổi lễ khai trương thường bao gồm nhiều hạng mục như: thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, thực phẩm,...Sử dụng checklist giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, đảm bảo mọi chi tiết được xem xét.

Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực: Checklist thể hiện rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người tham gia trong ban tổ chức. Giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đảm bảo mọi người làm việc theo kế hoạch và không có sự trùng lặp hoặc thiếu sót.

Quản lý rủi ro: Checklist giúp bạn xác định các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức khai trương và đề xuất các biện pháp để ứng phó nhanh chóng. Từ đó giúp giảm thiểu nguy cơ gặp sự cố không mong muốn

Checklist hạng mục cần thiết khi tổ chức khai trương

Khai trương cửa hàng, công ty, doanh nghiệp là một cách để người chủ sở hữu giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình tới đông đảo người tiêu dùng. Nếu quá trình chuẩn bị được thực hiện tốt, buổi lễ khai trương sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong tâm trí khách hàng, góp phần tạo nên tiếng vang cho cửa hàng và doanh nghiệp. Những ấn tượng đầu tiên này có sức lan tỏa rất lớn và có thể giúp mở ra chuỗi ngày làm ăn thuận lợi cho doanh nghiệp. Một số hạng mục cần thiết để tổ chức buổi lễ khai trương trọn vẹn, thành công gồm: 

Trang trí khai trương

Hạng mục trang trí khai trương cửa hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dấu ấn và gây ấn tượng cho khách hàng. Việc chuẩn bị trang trí đòi hỏi sự cẩn thận và khéo léo đến từ người làm sự kiện để tạo nên không gian bữa tiệc đẹp mắt và cuốn hút. Trang trí khai trương thường bao gồm các yếu tố như hoa tươi, bóng bay, nến, băng rôn khai trương, pháo, giúp làm nổi bật và tôn lên không khí lễ hội của ngày khai trương.

Lễ cúng khai trương

Lễ cúng khai trương là một nghi thức truyền thống có từ lâu đời, được thực hiện để thể hiện sự tôn kính và cảm ơn đấng thần linh, cầu nguyện cho sự thành công và phát triển của cửa hàng/công ty. Mâm cúng khai trương cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chú trọng, bởi đó là một phần quan trọng nhất trong buổi lễ, gồm các vật phẩm sau đây:

• Lọ hoa đồng tiền
• Muối
• Gạo
• 5 loại trái cây (có quả dừa)
• 3 chén chè
• 3 đĩa xôi
• 3 chén nước
• 2 cây đèn cầy
• 3 nén hương
• Bánh ngọt
• Vàng bạc đại (2 miếng)
• Trầu cau
• Tiền xâu chuỗi (1 xấp)
• Hộp nhang rồng phụng (3 cây, hoặc nhang cuốn tàn đẹp)

Cắt băng khai trương

Đây là một nghi thức trang trọng, thiêng liêng trong buổi lễ khai trương. Hành động cắt băng khai trương không chỉ mang ý nghĩa tượng trưng cho sự mở cửa, khai trương một cách chính thức, mà còn có tác dụng thúc đẩy tinh thần của những người tham dự và khách hàng, tạo nên một không gian phấn khích và trang trọng trong buổi lễ. Hạng mục này cần được chuẩn bị bộ cắt băng khai trương đẹp mắt bao gồm: dải băng cắt, bông vải, kéo vàng, khăn phủ khay, khay đựng kéo… tất cả đều màu đỏ tượng trưng cho sự may mắn.

Cắt băng khai trương

Múa lân khai trương

Trong sự kiện khai trương, ngoài các tiết mục văn nghệ khác, múa lân sư rồng là một phần không thể thiếu. Múa lân sư rồng khai trương không chỉ thể hiện giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc, mà còn tượng trưng cho sự may mắn, thuận lợi và thành đạt cho doanh nghiệp trong ngày khai trương. Với sự thu hút của người xem, múa lân sư rồng là một yếu tố quan trọng để làm cho chương trình khai trương của doanh nghiệp trở nên hoàn hảo hơn.

Người dẫn chương trình khai trương

Người dẫn chương trình khai trương là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị sớm. Với vai trò kết nối và dẫn dắt, MC là linh hồn của bất kỳ sự kiện nào, giúp tạo bầu không khí vui tươi cho chương trình. Khi lựa chọn MC, doanh nghiệp cần đánh giá trên nhiều tiêu chí để chọn người phù hợp với chương trình khai trương của mình. 

Quay phim chụp ảnh sự kiện

Thường thì với những dịp như thế này, các doanh nghiệp đều đặc biệt chú trọng và mong muốn ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ để chia sẻ với khách hàng và đối tác sau sự kiện. Ngoài ra, những hình ảnh và video này còn được sử dụng như tư liệu để thể hiện quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Lễ tân tiếp đón sự kiện

Nhân viên lễ tân sẽ đảm nhận các nhiệm vụ như hỗ trợ quá trình làm thủ tục nhận phòng, chào đón khách mời, sắp xếp hoa cho quan khách, hướng dẫn khách tham gia chụp hình, phục vụ tiệc teabreak... Trong phần lễ của chương trình, nhóm lễ tân sự kiện cũng sẽ hỗ trợ mang bộ kéo cắt băng khai trương để các vị đại biểu có thể thực hiện nghi thức cắt băng. Khi sự kiện kết thúc, họ sẽ tiễn khách mời ra về và trao tặng những món quà tri ân cho những khách hàng đã tham dự sự kiện.

Ngân sách sự kiện khai trương

Để dự trù chi phí, doanh nghiệp cần xác định rõ các hoạt động trong chương trình, từ đó tính toán chi phí cho mỗi hoạt động và đưa vào bảng dự toán. Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về ngân sách và kiểm soát chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý dự trù thêm một khoản chi phí dự phòng để đối phó với các sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình diễn ra chương trình. Việc hoạch định tốt ngân sách sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo sự thành công của chương trình và tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng.

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.