Tổ Chức Khai Trương Quán Cafe Cần Chuẩn Bị Những Gì?

I. Khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì?

1.1. Thiết lập mục tiêu và cách thức đạt được

Bước đầu tiên trong việc tổ chức khai trương quán cafe là lên một kế hoạch kỹ lưỡng và đặt mục tiêu rõ ràng. Bạn nên xác định những gì mình muốn đạt được thông qua sự kiện và cách để có thể đạt được những mục tiêu đó. 

• Xác định mục tiêu 

Một số mục tiêu thông thường mà các quán cafe sẽ đặt ra thông qua lễ khai trương:

- Giới thiệu quán đến với đông đảo công chúng

- Tạo ra sự chú ý với khách hàng và quảng bá thương hiệu

- Thu hút khách hàng tiềm năng

- Xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp và tổ chức địa phương

- Tăng cường tương tác trên mạng xã hội

- Tăng doanh số

• Cách để đạt được mục tiêu

Thiết lập danh sách khách hàng: Việc xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng sẽ giúp quán có thể liên lạc và giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới của mình đến khách hàng sau này. Đây là một hoạt động đòi hỏi sự tỉ mỉ và tận tâm, việc thiết lập danh sách khách hàng sẽ giúp quán thu hút được nhiều khách hàng mới và duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng cũ.

Quy trình xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng cho ngày khai trương quán cafe bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Quán cần xác định đối tượng khách hàng mà quán muốn thu hút, ví dụ như khách hàng trẻ, người độc thân, gia đình,...

Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như đăng ký thông tin trên website của quán, mạng xã hội, hoặc trực tiếp trong lễ khai trương tại quán.

Bước 3: Lưu trữ thông tin khách hàng một cách an toàn và bảo mật, sử dụng các công cụ phần mềm hoặc bảng tính để quản lý thông tin.

Bước 4: Khi có các chương trình khuyến mãi, dịp đặc biệt, quán sẽ liên lạc với khách hàng thông qua email, tin nhắn, chatbox,... để giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới của quán.

Khảo sát khách hàng: Ngày khai trương là cơ hội để quán có thể thu thập thông tin từ khách hàng, bao gồm ý kiến đóng góp, đánh giá sản phẩm/dịch vụ. Những thông tin này sẽ giúp quán cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ của mình, từ đó thu hút được nhiều khách hàng hơn và tăng doanh thu. Để tiến hành khảo sát khách hàng, quán cafe có thể sử dụng các phương pháp như phát phiếu khảo sát, thảo luận trực tiếp với khách hàng hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến như mạng xã hội để thu thập ý kiến đóng góp. 

Tạo niềm tin cho khách hàng: Ngày khai trương cũng là cơ hội để tạo niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của quán. Do đó bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trong ngày khai trương đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng.

Tạo ra không gian ấn tượng: Không gian ấn tượng là một yếu tố quan trọng giúp quán cafe thu hút được khách hàng. Chủ quán nên tìm kiếm các ý tưởng trang trí từ các quán cafe nổi tiếng từ nhiều nơi trên thế giới như Thái Lan, Hàn Quốc hoặc thuê đơn vị trang trí sự kiện để giúp tạo ra không gian đẹp mắt và ấn tượng.

Không gian ấn tượng của quán cafe Ông Bầu

Khuyến mãi: Chủ quán có thể giảm giá và tổ chức các chương trình bốc thăm trúng thưởng để thu hút khách hàng đến quán. Ví dụ như giảm giá 10% cho tất cả các đơn hàng trong ngày khai trương hoặc tặng khách hàng những phần quà nhỏ khi mua cafe. 

Đặt tên menu đặc biệt: Bạn có thể sáng tạo ra các cách đặt tên thức uống mới mẻ, độc đáo trong menu để khách hàng có thêm cảm hứng uống thử các loại đồ uống. Ngoài ra, nếu làm tốt, khách hàng sẽ cảm thấy thích thú và chia sẻ với bạn bè, gia đình hoặc trên mạng xã hội, giúp tăng độ phổ biến của quán.

Một số gợi ý giúp bạn đặt tên các món nước trong menu của quán

• Đặt tên gợi nhớ 

Bạn có thể đặt tên các món nước theo địa danh hoặc đặc điểm gợi nhớ ví dụ như menu Phê La: 

“Phù Vân”: - (kem whipping, trà ô long)

“Ô long trứng bông”: - (trứng gà tươi, trà ô long)

“Đà Lạt”: - (kem whipping, cà phê)

“Khói B’Lao”: - (khói, hoa ngọc lan, sữa, trà ô long)

• Đặt tên theo chủ đề

Phân loại tên các món nước theo các chủ đề khác nhau, ví dụ như menu Cộng cà phê: 

“Cà phê ta”

“Sinh tố cộng đổi mới”

“Trái cây”

“Đồ ăn chơi”

“Sữa chua”

“Đồ địa phương”

“Trà cổ thụ”

• Đặt tên ấn tượng

Đặt tên các món nước theo cách mới mẻ, bay bổng hơn, ví dụ như menu quán cafe Len Keng:

“Mưa miệt núi” - (trà, táo, dâu tằm, hạt đác)

“Cánh diều tuổi thơ” -  (hoa lạc thần, trà, mật ong)

“Tay khẽ chạm tay” -  (trà, tắc ép, nha đam)

“Vạt rừng lộng gió” -  (trà, bạc hà, táo, quả mọng, hạt đác)

“Trời hừng sáng”  (gừng, mật ong, hoa đậu biếc)

Tổ chức chương trình âm nhạc: Nếu quán cafe có không gian rộng, bạn có thể tổ chức các chương trình âm nhạc để thu hút khách hàng đến quán. Chương trình có thể là nhạc trẻ, acoustic hoặc nhạc sống tùy thuộc vào sở thích của chủ quán và khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến việc phối hợp âm nhạc sao cho phù hợp với không gian, phong cách của quán hướng đến và không gây ảnh hưởng đến sự yên tĩnh của các khách hàng khác.

Tổ chức sự kiện: Bạn có thể tổ chức các chương trình, trò chơi đặc biệt để tăng cường sự hấp dẫn và thu hút khách hàng trong ngày khai trương. Ví dụ như: tổ chức cuộc thi ai nhanh tay hơn - trả lời câu hỏi trắc nghiệm về cafe hay chụp ảnh với backdrop độc đáo. Ngoài ra, quán cũng có thể tổ chức các buổi biểu diễn nghệ thuật, triển lãm tranh ảnh để tạo ra không gian thú vị và độc đáo cho khách hàng. 

S’Cafe lộng lẫy ngày khai trương

1.2. Chuẩn bị đủ các giấy phép

Trước khi khai trương, bạn cần đảm bảo rằng giấy phép hoạt động của mình đã được cấp và còn hiệu lực. Nếu chưa có giấy phép hoạt động, bạn cần đăng ký và chờ được cấp giấy phép trước khi khai trương.

Để đăng ký giấy phép hoạt động, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê mặt bằng

- Giấy phép xây dựng (nếu quán của bạn được xây mới hoặc sửa chữa)

- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP)

- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu (nếu quán cafe của bạn tự sản xuất nguyên liệu)

- Các giấy tờ khác liên quan đến quy định của pháp luật về kinh doanh cafe.

Nếu bạn không chắc chắn về các giấy tờ cần chuẩn bị, hãy tìm hiểu thêm hoặc tìm đến cơ quan chức năng để được hỗ trợ. Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ và giấy phép của bạn đều được kiểm tra và xác nhận trước khi khai trương để tránh các rủi ro pháp lý trong tương lai.

1.3. Xác định ngày giờ tổ chức khai trương quán cafe

• Chọn ngày khai trương

Múa Lân Sư Rồng trong ngày khai trương quán cafe

Ngày và giờ tổ chức khai trương quán cafe nên được lựa chọn tùy thuộc vào sự thuận tiện của khách hàng và lịch trình của bạn. Thường thì cuối tuần sẽ là thời điểm thuận lợi để tổ chức. Tuy nhiên, vào các mùa mưa hoặc thời tiết khắc nghiệt, bạn nên theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên để điều chỉnh ngày khác vì điều này sẽ ảnh hưởng đến sự thoải mái và trải nghiệm của khách hàng.

Ngoài ra, cũng cần xem xét các yếu tố phong thủy để tránh chọn ngày hắc đạo, vì những ngày này được cho là xấu và không thích hợp cho các hoạt động quan trọng như khai trương, động thổ, di chuyển,.... Bạn có thể tham khảo lịch vạn niên hoặc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia phong thủy để đảm bảo chọn được ngày tốt nhất cho quán của mình. Việc lựa chọn ngày khai trương quán cafe không chỉ ảnh hưởng đến vận may và thành công của quán, mà còn thể hiện tâm huyết và chuyên nghiệp của chủ quán.

• Chọn giờ khai trương

Thông thường, các quán cafe mở cửa vào khoảng từ 7h sáng đến 10h tối. Tuy nhiên, bạn có thể chọn giờ khai trương vào khoảng từ 9h sáng đến 11h sáng hoặc từ 6h chiều đến 8h tối. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý tình trạng giao thông trong khu vực quán cafe của bạn. Nếu địa điểm thường xuyên xảy ra tình trạng ùn tắc giao thông vào một số giờ nhất định, bạn nên tránh chọn giờ này để khai trương. 

1.4. Chuẩn bị thực đơn cho sự kiện

Nước uống: Menu sự kiện sẽ bao gồm các món nước của quán, từ cafe, trà, nước ép trái cây,...để khách hàng có thể trải nghiệm và từ đó tìm ra món ưa thích của mình. Ngoài ra, chủ quán cũng có thể thêm vào menu một số món đặc biệt chỉ có trong dịp khai trương, như cocktail đặc trưng hoặc các loại nước uống phù hợp với mùa, để tạo ra sự khác biệt và thu hút khách hàng.

Tiệc nhẹ: Để khách hàng có thể thưởng thức đồ uống kèm theo, bạn nên chuẩn bị thêm các món ăn nhẹ như: bánh ngọt, bánh quy, bánh mì que,...

Để đảm bảo phục vụ tốt cho khách hàng, bạn cần chuẩn bị đủ số lượng đồ uống và tiệc nhẹ ứng với số lượng khách hàng dự kiến. Ngoài ra, bạn cũng nên cân đối giá cả sao cho phù hợp với ngân sách đã đề ra. 

1.5. Thiết kế không gian sự kiện

• Lựa chọn phong cách trang trí

Trước khi bắt tay vào thiết kế và trang trí quán cafe, chủ quán cần xác định phong cách trang trí phù hợp với sở thích của mình cũng như phong cách kinh doanh của quán. Bên cạnh đó, cần lưu ý đến đối tượng khách hàng mà quán hướng đến để lựa chọn phong cách phù hợp. Dưới đây là một số phong cách trang trí quán cafe phổ biến hiện nay:

Vintage: Sử dụng những đồ nội thất cổ điển, đồng thời phối hợp với màu sắc trầm, tạo cảm giác ấm cúng và retro.

Hiện đại: Hướng đến những thiết kế đơn giản, tối giản, tạo cảm giác sang trọng và hiện đại.

Phong cách nghệ thuật: Phong cách này thường sử dụng những sản phẩm nghệ thuật để trang trí, tạo không gian độc đáo, đặc biệt và thú vị.

• Tạo điểm nhấn trang trí

Sau khi chọn được phong cách trang trí, chủ quán cần tạo điểm nhấn trang trí để thu hút khách hàng và tạo ấn tượng. Cần lưu ý, điểm nhấn trang trí cần phù hợp với phong cách trang trí và đồng bộ với không gian quán.

Tạo điểm nhấn với backdrop: Sử dụng backdrop với hình ảnh và logo của quán sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Sử dụng ánh sáng: Ánh sáng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo không gian ấm cúng và tạo cảm giác sang trọng. Sử dụng đèn trang trí, ánh sáng nền và ánh sáng mờ sẽ giúp tạo ra không gian hấp dẫn và lãng mạn.

Trang trí bàn ghế: Chọn bàn ghế phù hợp với phong cách của quán, sắp xếp sao cho hợp lý và tiện nghi cho khách hàng. Trang trí bàn ghế bằng hoa tươi, nến và đồ trang trí khác cũng giúp tăng tính thẩm mỹ cho không gian.

Tạo góc chụp ảnh: Tạo một góc chụp ảnh đẹp sáng tạo ví dụ như: concept ga tàu, concept triển lãm hoa,...sẽ giúp khách hàng thích thú và lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện.

1.6. Quảng bá sự kiện

Để quảng bá sự kiện khai trương quán cafe của bạn, bạn có thể sử dụng nhiều kênh truyền thông phù hợp với xu hướng hiện nay như:

Mạng xã hội: Sử dụng các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok,... để đăng các bài viết, hình ảnh và video về sự kiện của quán.

Email marketing: Gửi email đến các khách hàng thân thiết của quán để thông báo về sự kiện khai trương. Trong email, nên đính kèm hình ảnh và thông tin chi tiết về sự kiện cũng như những ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng.

Báo điện tử: Liên hệ các trang báo điện tử như Kênh 14, Vietcetera,..để đưa tin về sự kiện của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng và giới thiệu quán cafe của bạn với một đối tượng khách hàng mới.

Quảng cáo trực tiếp: Treo banner, poster trực tiếp tại trước cửa hàng và các khu vực lân cận nơi mà nhiều người có thể nhìn thấy và biết đến quán cafe của bạn.

1.7. Bố trí nhân sự

Để đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất trong ngày khai trương, quán cần có đội ngũ nhân sự đầy đủ và chuyên nghiệp. Các vị trí cần có trong lễ khai trương bao gồm:

- Nhân viên phục vụ: Chịu trách nhiệm tiếp đón khách hàng, giới thiệu menu, ghi chú đơn hàng và phục vụ đồ uống.

- Nhân viên pha chế: Làm đồ uống theo yêu cầu của khách hàng.

- Nhân viên bảo vệ: Đảm bảo an ninh, an toàn cho khách hàng trong quán.

- Nhân viên sự kiện: Vận hành chương trình

- MC: Dẫn chương trình, dẫn dắt và trò chuyện với khách hàng.

- Nhân viên quay phim, chụp ảnh: Quay phim, chụp ảnh để lưu giữ khoảnh khắc đặc biệt trong buổi khai trương.

- Nhân viên âm thanh, ánh sáng: Thiết lập và điều khiển hệ thống âm thanh, ánh sáng trong quán và sân khấu.

- Nhân viên hỗ trợ khách hàng: Giúp đỡ khách hàng trong việc đặt món, giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ của quán.

Tùy vào quy mô và kế hoạch tổ chức khai trương, số lượng và chức năng của các nhân sự có thể thay đổi. Tuy nhiên, đảm bảo có đầy đủ nhân sự và chức năng cần thiết để đảm bảo buổi khai trương được diễn ra suôn sẻ và thành công.

1.8. Dự trù khi phí khai trương quán cafe

Khi dự trù chi phí cho sự kiện khai trương quán cafe, bạn cần xác định các khoản chi tiêu như sau:

Chi phí thực đơn và nước uống: Tính toán chi phí cho thực đơn và các loại nước uống bạn muốn cung cấp cho khách hàng.

Chi phí trang trí: Bao gồm các vật dụng trang trí, backdrop, banner, và hoa tươi để tạo không gian sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hàng.

Chi phí quảng cáo: Để thu hút khách hàng đến quán cafe, bạn cần có chiến dịch quảng cáo hiệu quả. Chi phí cho các hoạt động quảng cáo có thể bao gồm phát tờ rơi, quảng cáo trên các trang mạng xã hội hoặc trang web và nhiều hoạt động khác.

Chi phí thuê nhân viên: Trong ngày khai trương, quán cần nhiều nhân viên để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và phục vụ khách hàng tốt nhất. Do đó, chi phí thuê nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng trong việc dự trù phí khai trương quán cafe.

Chi phí thuê công ty tổ chức sự kiện: Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô sự kiện, thời lượng và độ phức tạp của chương trình, sẽ có các gói giá dịch vụ khác nhau để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Chi phí khác: Ngoài những chi phí đã nêu trên, còn có nhiều chi phí khác như thuê âm thanh, chi phí in ấn, chi phí vận chuyển và lắp đặt thiết bị, chi phí thủ tục pháp lý,...

II. Mẫu Agenda tổ chức khai trương quán cafe

Việc xây dựng kịch bản chương trình giúp quán cafe có được sự chuẩn bị và phối hợp tốt nhất giữa các hoạt động, tạo nên một không khí sôi động và đầy ấn tượng cho khách hàng tham dự. Một kịch bản chương trình cơ bản bao gồm:

III. Các câu hỏi thường gặp khi tổ chức khai trương quán cafe

• Mâm cúng khai trương gồm những gì?

Mâm cúng khai trương là một phần rất quan trọng trong các buổi lễ khai trương hoặc khánh thành theo quan niệm phong thủy của người Việt Nam. Tuy nhiên, mâm cúng lớn hay nhỏ phụ thuộc vào điều kiện tài chính của người tổ chức. Mâm cúng thường bao gồm: nhang, nến hoặc đèn, lọ hoa tươi, mâm trái cây ngũ quả, trầu cau, giấy vàng hoặc bạc, xôi hoặc chè, gà hoặc heo,...

• Không gian quán cafe quá nhỏ để tổ chức lễ khai trương thì sao?

Nếu không gian quán cafe quá nhỏ để tổ chức lễ khai trương, bạn có thể xem xét một số giải pháp như sau:

Chọn một địa điểm khác: Thuê một không gian khác, có diện tích phù hợp để tổ chức lễ khai trương. Điều này có thể tốn kém hơn, nhưng đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho khách mời. Ngoài ra bạn có thể trưng bày sản phẩm tại địa điểm mới cũng như trình chiếu slide giới thiệu.

Thay đổi thiết kế quán: Bạn có thể thay đổi thiết kế của quán để tạo ra không gian thoáng đãng hơn, bằng cách loại bỏ bàn ghế hoặc tạm thời chuyển chúng đi để tạo không gian cho buổi lễ. 

Tổ chức buổi lễ nhỏ hơn: Thay vì tổ chức linh đình, bạn có thể làm một buổi lễ nhỏ hơn cũng như tính toán đủ số lượng khách quan trọng để mời họ đến tham dự

• Có nên tặng quà cho khách hàng trong buổi khai trương không?

Quà tặng khai trương trong buổi lễ là một cách để tri ân và ghi nhận sự ủng hộ của khách hàng. Tuy nhiên, việc này không bắt buộc và cần phải tính toán kỹ chi phí để tránh ảnh hưởng đến ngân sách của quán. Nếu quyết định tặng quà, nên chọn những món quà phù hợp với đối tượng khách hàng của quán và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

• Nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện hay tự tổ chức?

Việc thuê công ty tổ chức sự kiện hay tự tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngân sách, kinh nghiệm tổ chức, đội ngũ nhân viên, sự phức tạp của sự kiện và thời gian còn lại cho việc chuẩn bị.

Nếu ngân sách của bạn cho sự kiện khai trương quán cafe không quá hạn chế và bạn muốn đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả của buổi lễ, bạn có thể thuê công ty tổ chức sự kiện. Công ty sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, thiết kế không gian, quản lý sự kiện, đảm bảo an toàn và giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.

Tuy nhiên, nếu bạn có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên đủ năng lực và thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện, bạn có thể tự tổ chức khai trương quán cafe của mình để tiết kiệm chi phí.

Ekip tổ chức sự kiện Thiên An Media

Thiên An Media là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực sự kiện, chúng tôi sẽ giúp bạn tạo nên bầu không khí ấm áp và chuyên nghiệp cho buổi lễ. 

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.