Kế Hoạch Khai Trương Cửa Hàng Mới Chi Tiết Nhất

Tổ chức khai trương cửa hàng là một cơ hội tốt để quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới. Trong bài viết này Thiên An Media sẽ cung cấp cho bạn một kế hoạch chi tiết nhất để tổ chức thành công sự kiện cũng như tạo được dấu ấn cho cửa hàng sau này.
By Thiên An Media on 05/03/2023
Mục lục

I. Mẫu kế hoạch khai trương cửa hàng mới 

1.1. Xác định địa điểm, ngày giờ tổ chức khai trương cửa hàng

  • Địa điểm tổ chức 

Khi tổ chức lễ khai trương, việc xem xét diện tích mặt tiền của cửa hàng là cực kỳ quan trọng để có phương án tổ chức phù hợp.

Nếu không gian cho phép, nên tổ chức sự kiện trước cửa hàng để thu hút và tiếp cận công chúng dễ dàng hơn. Ngoài ra, khi tổ chức sự kiện ngoài mặt tiền đường, bạn cũng cần lên kế hoạch phân luồng giao thông và đảm bảo đủ chỗ đỗ xe cho quan khách tham dự. Đặc biệt, cần trang bị thêm mái che để cho khách hàng tránh khỏi thời tiết như nắng gắt hoặc mưa rào.

khai-truong-mccafe

Khai trương cửa hàng mới

Trường hợp, không gian không đủ để tổ chức, bạn có thể lựa chọn tổ chức sự kiện trong showroom hoặc văn phòng. Mặc dù phương án này đảm bảo tính an toàn về mặt thời tiết và có thể kiểm soát được nhiệt độ không gian, tuy nhiên, nó có thể giảm thiểu hiệu quả truyền thông của sự kiện đối với các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đối với khách hàng đi đường.

  • Ngày giờ tổ chức 

Khi lựa chọn ngày giờ tổ chức khai trương cửa hàng, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

Ngày giờ tốt: Theo quan niệm phong thủy, có những ngày giờ tốt để khai trương, kinh doanh là: Ngày Tốc Hỷ, ngày Đại Cát, ngày Đại An. Ngoài ra, việc chọn ngày giờ tốt cũng phải kết hợp thêm các yếu tố khác như vị trí, tuổi của chủ cửa hàng, ngành nghề kinh doanh và tình hình thị trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về phong thủy và tư vấn từ chuyên gia để chọn được ngày giờ tốt nhất cho buổi lễ khai trương của mình.

Ngày cuối tuần: Tổ chức vào ngày thứ 7 hoặc chủ nhật sẽ thu hút được nhiều người tới tham gia sự kiện hơn vì lúc này là thời điểm cuối tuần, nhiều người sẽ có thời gian rảnh rỗi để đi chơi, mua sắm và tham gia các hoạt động giải trí. Ngoài ra, ngày thứ 7 và chủ nhật cũng là ngày mà nhiều người không phải đi làm, do đó sẽ có nhiều thời gian hơn để đến tham dự sự kiện khai trương.

Giờ tổ chức: Ngoài việc chọn ngày đúng phong thủy và phù hợp với tướng mệnh gia chủ, việc chọn giờ cũng rất quan trọng. Nên chọn giờ trong khoảng từ 9h sáng đến 7h tối để thu hút được đông đảo khách hàng tới tham gia. Tuy nhiên, cần tránh các giờ cao điểm để không gây ùn tắc giao thông và khó khăn cho khách hàng trong việc di chuyển đến tham dự.

1.2. Chuẩn bị mâm cúng khai trương cửa hàng

khai-truong-cua-hang

Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Số lượng lễ vật cúng khai trương nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào khả năng tài chính của gia chủ. Thực tế, không phải mâm cúng càng lớn, càng linh đình thì chủ cửa hàng mới ăn nên làm ra mà quan trọng là chủ cửa hàng phải tỏ lòng thành tâm để nhận được sự chứng giám và phù hộ từ các thần linh. Tuy nhiên, vẫn có một số đồ cúng khai trương cần thiết bắt buộc phải có như:

- 3 nén nhang rồng phụng

- 2 cây nến hoặc đèn cầy

- 1 lọ hoa cúc hoặc đồng tiền

- Mâm ngũ quả (bao gồm 5 loại quả với dừa là một trong những loại quả đó)

- 1 đĩa trầu cau

- 1 bộ vàng mã cúng khai trương

- 3 chén nước, 3 bát chè và 3 đĩa xôi

- Gà luộc, đầu heo hoặc heo sữa quay.

1.3. Lên danh sách khách mời 

Để có thể lên danh sách, bạn cần xác định rõ đối tượng khách tham dự sự kiện khai trương, ví dụ như:

- Các khách hàng quen thuộc, đối tác kinh doanh của cửa hàng.

- Đại diện từ các cơ quan chức năng, địa phương.

- Các nhà báo, phóng viên truyền thông.

- Bạn bè, người thân

- Các nghệ sĩ, người nổi tiếng được mời đến làm khách mời danh dự.

Sau khi đã có danh sách, bước tiếp theo cần làm là gửi thư mời tham dự sự kiện tới các khách mời thông qua email hoặc thư trực tiếp. Trong thư mời, ngoài các thông tin cần thiết, cần đính kèm lịch trình những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện để khách hàng có thể cân nhắc và chuẩn bị tốt nhất.

1.4. In ấn các ấn phẩm truyền thông 

Mỗi ấn phẩm có vai trò khác nhau nhưng đều cùng hướng tới mục đích tạo ấn tượng tốt và gây được sự tò mò cho khách hàng. Do vậy việc khi thiết kế cần lưu ý màu sắc, bố cục, ý tưởng mới lạ để góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện.

Các ấn phẩm truyền thông cho lễ khai trương cửa hàng bao gồm:

- Backdrop, tờ rơi, brochure, standee

- Thiệp mời 

- Băng rôn 

- Đồng phục cho nhân viên và MC sự kiện

- Quà tặng khách hàng

- Video, hình ảnh PR trên mạng xã hội

- Bản tin, tin tức trên trang web công ty.

1.5. Trang trí bên trong và bên ngoài cửa hàng mới: 

Bên ngoài cửa hàng, cần thiết kế và trang trí bảng hiệu khai trương một cách sáng tạo, đặt đèn LED để thu hút sự chú ý của khách hàng. Bên trong cửa hàng, cần phải sắp xếp đồ nội thất sao cho hợp lý và tiện nghi, tạo cảm giác thoải mái cho quan khách khi đến tham dự.

Ngoài ra, cũng nên trang trí không gian bằng hoa tươi, cây xanh, băng rôn và banner để tạo không khí rộn ràng, đầy sôi động. Việc trang trí phải phù hợp với chủ đề của sự kiện và phải đảm bảo an toàn cho khách hàng và nhân viên trong quá trình trang trí và diễn ra sự kiện.

1.6. Quảng cáo cho sự kiện 

Quảng cáo cho sự kiện khai trương cửa hàng là rất quan trọng để thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng, công chúng. Có nhiều phương pháp quảng cáo có thể được sử dụng, ví dụ:

Bài đăng trên mạng xã hội: Bạn có thể đăng tải các hình ảnh hoặc video liên quan đến sự kiện lên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Tiktok để tăng tính tương tác và thu hút sự chú ý của cộng đồng.

poster-khuyen-mai-khai-truong

Bài đăng truyền thông của McDonald’s

In ấn quảng cáo: Các sản phẩm như tờ rơi, brochure, banner, poster, backdrop... đều có thể được sử dụng để tăng tính nhận thức của khách hàng về sự kiện. Ngoài ra cần lưu ý, nên in trên chất liệu chất lượng để sản phẩm có độ bền cao và không bị rách, bể trong quá trình trưng bày.

Marketing truyền miệng: Bạn có thể mời khách hàng đến sự kiện và tham gia vào các hoạt động như chụp ảnh check-in và gắn hashtag của sự kiện lên các mạng xã hội như Facebook, Instagram,... để khách hàng chia sẻ và quảng bá cho người thân, bạn bè biết đến sự kiện.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tích cực tương tác với khách hàng thông qua các hoạt động trong sự kiện và khuyến khích họ chia sẻ cảm nhận của mình về sự kiện trên mạng xã hội. Việc này giúp tạo sự thân thiện, gần gũi với khách hàng và tăng khả năng tiếp cận với đối tượng khách hàng mới.

1.7. Tạo sự tiện lợi cho khách hàng

Khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng mới, cần đảm bảo sự tiện lợi cho khách hàng. Điều này giúp khách hàng có cảm giác thoải mái hơn khi đến tham gia sự kiện và mua sắm. Bạn có thể thực hiện những điều sau:

Cung cấp đầy đủ thông tin: Cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin về cửa hàng mới, bao gồm địa chỉ, giờ mở cửa, chính sách bảo hành, chính sách đổi trả hàng, giá cả và các thông tin khác liên quan.

Sắp xếp khu vực đỗ xe: Tùy vào diện tích của cửa hàng, bạn cần sắp xếp khu vực đỗ xe tiện lợi và an toàn để khách hàng có thể đến tham dự sự kiện một cách dễ dàng. Nếu gửi xe ở nơi khác cách xa cửa hàng, cần có bản đồ hướng dẫn chi tiết để thể hiện sự chu đáo.

Đảm bảo hàng hóa đầy đủ: Trước khi khai trương cửa hàng mới, bạn cần đảm bảo rằng hàng hóa đã được trưng bày đầy đủ và đa dạng để khách hàng có nhiều lựa chọn khi mua sắm. Điều này cũng sẽ giúp tăng doanh số bán hàng trong ngày khai trương. 

1.8. Dự trù ngân sách cho sự kiện khai trương cửa hàng 

mua-trong-hoi-khai-truong

Hoạt động trống hội mở đầu buổi lễ

Trước khi dự trù ngân sách tổ chức khai trương, bạn cần xác định được các khoản chi phí khai trương cửa hàng cần thiết cho sự kiện, bao gồm:

Ấn phẩm quảng cáo: Chi phí thiết kế và in ấn thiệp mời khai trương, banner, backdrop, poster, place card, menu và các ấn phẩm khác. Ngoài ra, còn chi phí phân phối (vận chuyển) các ấn phẩm này tới khách hàng và đối tác.

Trang trí cửa hàng:Trang trí bên trong và bên ngoài cửa hàng (hoa, bóng bay, cổng hơi), cũng như cho thuê thiết bị âm thanh (loa), ánh sáng (đèn màu), máy chiếu và sân khấu.

Chương trình khai trương cửa hàng: Bao gồm chi phí cho việc thuê DJ, ca sĩ, tổ chức quay số trúng thưởng, khuyến mãi và các hoạt động khác để thu hút khách hàng.

Thực phẩm và đồ uống: Tiệc bàn tròn, buffet hay teabreak cho khách mời.

Nhân sự: Nhân viên setup, nhân viên điều phối sự kiện, PG, lễ tân, đồng phục, ăn uống cho nhân sự.

Các chi phí khai trương cửa hàng khác: Bao gồm các chi phí thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm, chi phí vận chuyển, set up (bàn, ghế, vải bọc ghế nếu như không bao gồm trong địa điểm), chi phí phát sinh,...

Sau khi xác định được các khoản chi phí khai trương cửa hàng cần thiết, bạn cần lập bảng dự trù ngân sách và xem xét khả năng tài chính của doanh nghiệp để quyết định ngân sách cuối cùng cho sự kiện.

II. Dự phòng rủi ro và kế hoạch phòng ngừa 

Rủi ro

Kế hoạch phòng ngừa

Không có đủ khách hàng đến tham dự sự kiện.

Để giảm thiểu rủi ro này, bạn cần xác định số lượng khách hàng dự kiến tham gia để tránh lãng phí nguồn lực. Bên cạnh đó, tích cực thực hiện chiến dịch quảng cáo trước sự kiện và đưa tin về các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng đến tham quan và mua sắm.

Sự cố kỹ thuật xảy ra với thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc các thiết bị khác.

Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng và bảo trì các thiết bị âm thanh, ánh sáng trước sự kiện. Nếu có thể, nên thuê đội ngũ tổ chức sự kiện - những người có chuyên môn về âm thanh, ánh sáng để hỗ trợ và giải quyết kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan.

Các tình huống xấu xảy ra, chẳng hạn như trộm cắp hoặc hư hỏng tài sản của khách hàng hoặc cửa hàng.

Để đảm bảo an ninh trong sự kiện khai trương, bạn cần tuyển dụng đủ số lượng nhân viên an ninh, lắp đặt hệ thống camera quan sát và xác định vị trí các điểm kiểm soát an ninh. Bên cạnh đó, cần hướng dẫn khách hàng về các quy định và hành vi cần tuân thủ trong cửa hàng.

Rủi ro về thời tiết

Nếu dự đoán được trước về khả năng xảy ra mưa hoặc thời tiết xấu, bạn có thể điều chỉnh thời gian tổ chức sự kiện để tránh gặp phải  rủi ro này.

Nếu không thể thay đổi thời gian tổ chức, và khách hàng gặp khó khăn khi di chuyển tới sự kiện do thời tiết xấu, bạn có thể cung cấp phương tiện di chuyển như xe đưa đón để giúp khách hàng có thể tiện lợi hơn trong việc đến tham quan. 

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị các đồ dự phòng như ô, dù, áo mưa để phát cho khách hàng trong trường hợp gặp mưa, bão.

Một vài khách hàng không hài lòng với chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn ngày hôm đó

Cần đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ và nắm vững thông tin về sản phẩm, chính sách bảo hành, đổi trả hàng và các vấn đề khác để hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Tích cực lắng nghe phản hồi từ khách hàng và có những cách xử lý khéo léo như tặng quà tri ân, phiếu mua hàng giảm giá cho lần sau.

Sự cố liên quan đến đối tác cung cấp dịch vụ

Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, có thể xảy ra sự cố với các đối tác về việc cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm như tiệc teabreak, âm thanh, ánh sáng, in ấn,... Để giảm thiểu rủi ro này, cần tìm hiểu kỹ lưỡng và liên hệ với các đối tác có uy tín và kinh nghiệm.

III. Các câu hỏi thường gặp khi tổ chức khai trương cửa hàng

  • Có cần tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng với quy mô lớn không?

Tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ còn tùy thuộc vào ngân sách của cửa hàng. Tuy nhiên, không nhất thiết phải tổ chức một sự kiện khai trương lớn. Bạn có thể tổ chức một sự kiện nhỏ với các hoạt động như trưng bày sản phẩm và tặng quà cho khách hàng. Quan trọng là tạo ra được một sự kiện độc đáo và để lại dấu ấn tốt đẹp cho khách hàng.

  • Cửa hàng có nên thực hiện chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá cho khách hàng trong ngày khai trương không?

Có, tuy nhiên, cần phải đảm bảo rằng các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá này không ảnh hưởng đến lợi nhuận của cửa hàng. Ngoài ra bạn cũng nên đăng tải thông tin về chương trình này lên các trang mạng xã hội để có thể tăng tính hiệu quả cho chương trình và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng đến tham quan, mua sắm tại cửa hàng.

  • Có cần mời những vị khách nổi tiếng đến tham gia sự kiện khai trương không?

nguoi-noi-tieng-trong-khai-truong-cua-hang

Sự góp mặt của người nổi tiếng trong sự kiện 

Việc mời những vị khách nổi tiếng đến tham gia sự kiện khai trương có thể giúp tạo thêm sự hấp dẫn và thu hút sự chú ý của đông đảo người dân. Tuy nhiên, việc này cũng tùy thuộc vào ngân sách và mục đích của cửa hàng. Nếu cửa hàng có đủ ngân sách và muốn tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mạnh với khách hàng, việc mời những vị khách nổi tiếng có thể là một lựa chọn tốt.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.

chat_icon
Facebook
chat_icon
Mail: info@thienanmedia.com.vn
chat_icon
Zalo: 0911.407.447
Hotline: 0911.407.447
Thu gọn Mở rộng