Hybrid Event - Xu Hướng Tổ Chức Sự Kiện Mới Nhất

I. Tổng quan về sự kiện Hybrid 

1.1. Hybrid Event là gì?

Hybrid Event là gì? 

Hybrid Event là một dạng sự kiện kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (in-person event) và sự kiện trực tuyến (virtual event). Đây là một xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đang ngày càng được sử dụng rộng rãi. Sự kiện Hybrid cho phép người tham gia tương tác và tham dự sự kiện thông qua các kênh như livestream, video conference, hoặc chat room, đồng thời vẫn có thể gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với nhau trong không gian vật lý. Điều này giúp tăng tính tương tác, tiết kiệm chi phí cho sự kiện mà vẫn giữ được sự lan tỏa đến đông đảo khán giả.

1.2. Ưu điểm và nhược điểm của sự kiện Hybrid

• Ưu điểm của Hybrid Event

- Tiết kiệm chi phí cho sự kiện, nhất là chi phí liên quan đến di chuyển, lưu trú, thuê địa điểm, chi phí nhân sự,...nhưng vẫn giữ được hiệu quả tương đương với sự kiện truyền thống.

- Đáp ứng nhu cầu của đối tượng khách hàng có khả năng hoặc mong muốn tham gia sự kiện nhưng không thể có mặt tại địa điểm sự kiện vật lý.

- Kết hợp đồng thời được những lợi ích của cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng tham gia sự kiện.

- Hybrid Event cho phép đông đảo khách hàng, công chúng tham dự mà không còn bị giới hạn về khoảng cách địa lý. Khán giả có thể tham gia sự kiện bất kể địa điểm hay thời gian nào chỉ cần có kết nối internet và 1 chiếc smartphone, máy tính bảng hoặc 1 chiếc laptop.

- Theo một nghiên cứu, hơn 70% nhà tài trợ hứng thú với Hybrid Event vì cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng sẽ cao hơn. Hơn nữa, sự kiện Hybrid cũng giảm thiểu các rủi ro về người tham dự đông đúc, vấn đề an ninh, thời tiết và địa điểm tổ chức, đồng thời tăng tính linh hoạt cho chương trình. 

- Với Hybrid Event bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích, đo lường để nghiên cứu hành vi, mức độ tương tác và sự quan tâm của người tham dự, từ đó giúp người tổ chức sự kiện xây dựng kế hoạch hiệu quả. 

• Nhược điểm của Hybrid Event:

- Cần phải đảm bảo kết nối mạng tốt để đảm bảo sự kiện trực tuyến được diễn ra thuận lợi.

- Có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng âm thanh, hình ảnh khi kết hợp giữa hai hình thức sự kiện này.

- Yêu cầu kỹ năng quản lý và phối hợp cao của ekip tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng sự kiện vừa đủ hấp dẫn, vừa có tính tương tác và mang đến hiệu quả cao cho khách hàng tham gia.

- Việc xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo mật và riêng tư cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự an toàn và tin cậy cho các khách hàng và khán giả của sự kiện.

1.3. Các yêu cầu kỹ thuật trong Hybrid Event

Sự kiện trực tiếp kết hợp trực tuyến Hybrid Event

Để thực hiện thành công Hybrid Event, việc đầu tư vào các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại là rất cần thiết. Tuy nhiên, các thiết bị cần có sẽ phụ thuộc vào đặc điểm sự kiện và quy mô của nó. Nếu sự kiện chỉ mang tính chất quảng bá, có thể sử dụng phát trực tiếp qua các kênh mạng xã hội như Youtube, Facebook, Tiktok,... Tuy nhiên, đối với các sự kiện như hội thảo, hội nghị, âm nhạc, giải trí,... thì yêu cầu về thiết bị kỹ thuật sẽ cao hơn.

Các thiết bị trình chiếu bao gồm: Màn Led, TV, cable kết nối, capture hình ảnh web presenter, bàn trộn hình ảnh, camera 4-8K,.. sẽ giúp cho việc trình chiếu nội dung, hình ảnh, video được rõ nét, chất lượng. 

Thiết bị âm thanh như: Amate, Micro cầm tay, micro để bàn, soundcard,... cũng rất cần thiết để phát ra âm thanh chất lượng cao, không bị nhiễu hay giật lag. 

Thiết bị kết nối gồm: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn,... cũng rất quan trọng để kết nối, phát sóng và tương tác với khán giả.

Ngoài ra, còn có nhiều thiết bị khác như máy chiếu, đèn sân khấu, thiết bị quay phim chuyên nghiệp, phần mềm livestream, tủ rack kỹ thuật, mixer,...Tất cả các thiết bị này cần được cân nhắc và đầu tư phù hợp để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện Hybrid.

1.4. Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Hybrid

• Đảm bảo độ trễ tối thiểu giữa hai địa điểm: Bạn cần phải sắp xếp thời gian và tốc độ truyền tải tối ưu để đảm bảo người tham dự trực tuyến và trực tiếp đều được cập nhật thông tin đồng thời và đúng thời điểm.

Đảm bảo độ trễ tối thiểu giữa 2 địa điểm tổ chức sự kiện Hybrid 

Để giảm độ trễ, có thể thực hiện một số biện pháp như:

- Sử dụng công nghệ mạng tốt nhất để truyền tải tín hiệu âm thanh và hình ảnh trực tuyến, bao gồm việc sử dụng mạng cáp quang và đường truyền internet với băng thông cao.

- Đặt máy chủ (server) gần nhất với địa điểm sự kiện trực tuyến để giảm thiểu độ trễ.

- Kiểm tra và cân chỉnh hệ thống trước sự kiện để đảm bảo mọi thông số kỹ thuật đều hoạt động tốt.

- Kiểm soát âm thanh và ánh sáng: Với các sự kiện Hybrid, việc kiểm soát âm thanh và ánh sáng là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng truyền tải tốt nhất. Bạn cần đảm bảo trường quay, phòng họp và các thiết bị phát sáng đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bắt đầu sự kiện. 

• Kiểm soát âm thanh và ánh sáng:

- Nên đặt micro ở vị trí phù hợp để kiểm soát độ ồn, tránh tiếng vang, đồng thời cũng cần kiểm soát âm lượng của âm thanh để tránh gây ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh.

- Nếu sử dụng nhiều loại đèn trong sự kiện, cần điều chỉnh độ sáng sao cho phù hợp với hoạt động trên sân khấu và tránh làm cho khán giả bị chói mắt hoặc gây mỏi mắt.

- Để giảm thiểu tác động của ánh sáng đến màn hình trực tuyến, có thể sử dụng bộ lọc ánh sáng để làm mờ ánh sáng và giảm độ chói.

- Ngoài ra, khi sử dụng các hệ thống chiếu sáng, cần sử dụng các chế độ màu sắc phù hợp, linh hoạt để tạo ra một không gian trang trí hấp dẫn cho sự kiện.

• Chọn địa điểm phù hợp: Nếu bạn tổ chức sự kiện Hybrid, bạn cần chọn một địa điểm trực tiếp và trực tuyến phù hợp để đảm bảo sự kết nối và tiện lợi cho người tham dự.

Địa điểm trực tuyến: Địa điểm này phải có kết nối internet ổn định để đảm bảo truyền tải thông tin của sự kiện một cách suôn sẻ. Ngoài ra, cần chọn một nền tảng trực tuyến chất lượng cao như Ms Teams, Google Meet để người tham dự có thể truy cập và tham gia sự kiện một cách dễ dàng.

Địa điểm trực tiếp: Cần chọn địa điểm có đủ không gian cho người tham dự, hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt để tạo ra không gian thu hút và sáng tạo. Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng cần có đủ chỗ đậu xe và dễ dàng di chuyển để giúp người tham dự tới địa điểm một cách thuận tiện.

Địa điểm trực tuyến kết hợp trực tiếp: Khi kết hợp cả hai địa điểm, hãy đảm bảo thông tin của sự kiện được truyền tải một cách liên tục và ổn định giữa hai địa điểm.

• Cung cấp tài liệu và thông tin cho người tham dự: Cung cấp tài liệu và thông tin liên quan bao gồm: chủ đề, tóm tắt nội dung được trình bày trong sự kiện, thông tin chi tiết về diễn giả,..để người tham dự có thể chuẩn bị và tìm hiểu trước về nội dung của sự kiện. Từ đó giúp họ tham gia và theo dõi sự kiện một cách hiệu quả nhất.
• Đặt trọng tâm vào trải nghiệm của người tham dự: Bạn cần tạo ra một không gian mà cả người tham dự trực tuyến và trực tiếp đều có thể tương tác với nhau một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng các trò chơi, câu hỏi và thảo luận có thể tăng tính tương tác và trải nghiệm cho khán giả. Ngoài ra, bạn cũng cần lắng nghe phản hồi và đánh giá từ người tham dự để cải thiện và tăng cường trải nghiệm cho các sự kiện sau này.

II. Sự kiện thực tế, Hybrid Event và Virtual Event

2.1. So sánh giữa Hybrid Event và Virtual Event

2.2. Nên lựa chọn tổ chức sự kiện trực tiếp, Virtual Event hay Hybrid Event?

Doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức tổ chức sự kiện phù hợp với mục đích và ngân sách của mình. Dưới đây là một số lời khuyên của Thiên An Media dành cho bạn để lựa chọn phương thức tổ chức sự kiện phù hợp nhất:

- Nếu mục đích của sự kiện là đề cao tính tương tác trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác, thì tổ chức sự kiện trực tiếp là lựa chọn tốt nhất. Hình thức này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra được một môi trường giao lưu tốt hơn và giúp khách hàng có cơ hội tiếp xúc thực tế với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

- Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí cũng như tiếp cận đối tượng khách hàng rộng lớn, thì Virtual Event là sự lựa chọn thích hợp. Virtual Event sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về di chuyển, lưu trú, tiền thuê địa điểm, .. Ngoài ra, Virtual Event còn cho phép doanh nghiệp đưa sản phẩm/ dịch vụ của mình lên triển lãm trực tuyến để công chúng theo dõi một cách dễ dàng.

Hybrid Event - cứu cánh cho ngành sự kiện 

- Cuối cùng, nếu doanh nghiệp muốn kết hợp những lợi ích của cả sự kiện trực tiếp và Virtual Event, thì Hybrid Event sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất. Sự kiện Hybrid giúp doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm sự kiện độc đáo và khác biệt, kết hợp giữa tương tác trực tiếp với khách hàng cùng với khả năng tiếp cận đến công chúng trên một quy mô lớn thông qua các kênh truyền thông ảo.

III. Quy trình các bước tổ chức sự kiện Hybrid 

Bước 1: Xác định mục tiêu của Hybrid Event

Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện Hybrid, bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện đó. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những phần quan trọng nhất trong quá trình tổ chức và đảm bảo rằng sẽ đạt được mục tiêu đã đề ra.

Một số mục tiêu thông thường trong tổ chức sự kiện:

- Tăng doanh số bán hàng

- Xây dựng thương hiệu và tăng cường nhận thức của thương hiệu

- Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới

- Gây quỹ cho một tổ chức từ thiện hoặc một dự án địa phương

- Đào tạo nhân viên

Nếu bạn biết rõ mục tiêu của mình, bạn sẽ dễ dàng xác định được hướng đi của sự kiện, thiết kế chương trình, chọn lựa đối tượng khách hàng và xác định những số liệu đo lường hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức Hybrid Event

Sau khi xác định mục tiêu của sự kiện, bạn cần lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quy trình tổ chức Hybrid Event. Kế hoạch này nên bao gồm các yếu tố như xác định địa điểm, thời gian, chủ đề, lịch trình, đối tượng khách mời, ngân sách, cách thức tiếp cận và tương tác với khách hàng, nhân viên tổ chức sự kiện,...

Bước 3: Chuẩn bị thiết bị, vật dụng, kỹ thuật, phần mềm

Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết bao gồm:

- Máy tính, máy chiếu: để hiển thị nội dung của sự kiện và truyền tải hình ảnh trực tuyến.

- Máy quay phim, máy ảnh: để quay phim, chụp hình và truyền tải nội dung trực tuyến.

- Âm thanh và ánh sáng: để đảm bảo âm thanh và ánh sáng tốt nhất cho sự kiện.

- Thiết bị kết nối mạng: để kết nối Internet ổn định và truyền tải dữ liệu trực tuyến tốt nhất.

- Thiết bị tương tác: để tương tác với khán giả trực tuyến, bao gồm camera, microphone, loa, bàn phím, chuột,...

- Ngoài ra còn có thiết bị phát video, thiết bị thu âm, phần mềm truyền hình trực tuyến, máy tính, màn hình, đèn LED, âm thanh, bàn ghế,...

Bước 4: Tiến hành các hoạt động quảng bá sự kiện

Để đưa thông tin về sự kiện đến gần hơn với đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn cần tiến hành các hoạt động quảng bá sự kiện thông qua các kênh truyền thông như website, mạng xã hội, email marketing,...

Bước 5: Thực hiện sự kiện Hybrid Event

Sau khi đã chuẩn bị tốt cho sự kiện Hybrid Event, đến lúc triển khai và thực hiện sự kiện này. Trong quá trình thực hiện, các hoạt động cần được giám sát và điều hành để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các hoạt động chính trong quá trình thực hiện sự kiện Hybrid Event bao gồm:

Thiết kế và sản xuất nội dung: Tùy thuộc vào mục đích và chủ đề của sự kiện, bạn cần phải thiết kế và chuẩn bị nội dung phù hợp cho cả khán giả trực tuyến và trực tiếp. Nội dung có thể bao gồm bài giới thiệu, bài phát biểu, chương trình văn nghệ, quảng cáo, video, hình ảnh,...

Thiết lập mạng và phát trực tuyến: Kết nối mạng Internet ổn định để truyền tải video, âm thanh, dữ liệu và tương tác với khán giả trực tuyến. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng độ phân giải video và độ trễ để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho khán giả trực tuyến.

Tổ chức và quản lý sự kiện: Phải có đội ngũ tổ chức và quản lý sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, trơn tru và đúng thời gian. Cần phải có lịch trình rõ ràng cho từng hoạt động, bao gồm cả hoạt động trực tuyến và trực tiếp.

Quản lý phần mềm trực tuyến: Các phần mềm trực tuyến được sử dụng trong sự kiện Hybrid cần được quản lý và giám sát bởi các nhân viên kỹ thuật để đảm bảo các hoạt động diễn ra thuận lợi.

Bước 7: Phân tích và đánh giá kết quả sự kiện

Ban tổ chức sự kiện cần thu thập dữ liệu về kết quả của sự kiện bao gồm số lượng khách tham dự, lượt truy cập trực tuyến, số lượng tương tác, đánh giá phản hồi từ khách hàng và nhận xét từ các đối tác. Dữ liệu này sẽ được sử dụng để đánh giá kết quả sự kiện và đưa ra những điều chỉnh cho các sự kiện tiếp theo.

Tổ chức Hybrid Event đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và các bước thực hiện chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng cách, sự kiện Hybrid Event có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng.

IV. Ứng dụng Hybrid Event trong tổ chức sự kiện

• Sự kiện âm nhạc 

Hiện nay, các buổi hòa nhạc kết hợp với công nghệ Thực tế Ảo (AR) và Thực tế Ảo Tăng Cường (VR) đang ngày càng được phát triển, với các tính năng như:

- Thực tế ảo VR cho phép người xem đắm chìm vào không gian ảo.

- Thực tế ảo tăng cường AR đưa hình ảnh đồ họa vào thế giới thực.

- Thực tế ảo kết hợp MR là sự hòa trộn giữa AR và VR.

Các concert kết hợp với công nghệ AR, VR thường được bố trí với camera 360 độ sát sân khấu, giúp khán giả quan sát các nghệ sĩ và các màn trình diễn một cách dễ dàng và linh hoạt. Ngoài ra, không gian biểu diễn và động tác của các nghệ sĩ cũng có thể được dựng theo phong cách 3D để tạo ra một trải nghiệm thị giác tuyệt vời cho khán giả.

• Hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh G20

Vào tháng 6/2019 Hội nghị thượng đỉnh G20 đã diễn ra tại Osaka, Nhật Bản với sự tham gia của các nhà lãnh đạo do Quốc vương Salman bin Abdulaziz Al Saud chủ trì và được truyền hình trực tiếp cho các quốc gia thành viên và các đối tác quốc tế khác. 

• Hội chợ du lịch 

Vietnam International Travel Mart 2020

Hội chợ Du lịch Quốc tế Hà Nội - Việt Nam 2020 (VITM 2020) với chủ đề “Chuyển đổi số thúc đẩy phát triển du lịch Việt Nam” đã chính thức khai mạc tại Hà Nội vào ngày 18/11 do Hiệp hội Du lịch Việt Nam đăng cai tổ chức. Được tổ chức theo mô hình Hybrid Event với sự tham gia của khoảng 250 gian hàng của các doanh nghiệp du lịch, cơ quan quản lý, quảng bá đến từ 47 tỉnh, thành phố trong cả nước và 6 quốc gia, vùng lãnh thổ nước ngoài.

Nền tảng Hybrid Event ngày nay giúp mở rộng giá trị của sự kiện của bạn, thu hút đến lượng khán giả lớn hơn và mang lại những trải nghiệm thú vị giúp khán giả kết nối liên tục, bất kể họ đang ở đâu. Nó cũng tạo cơ hội để kết nối và thu hút khách hàng tiềm năng trước, trong và sau sự kiện Hybrid Event của bạn.

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tuy nhiên, mỗi loại hình tổ chức sự kiện: sự kiện truyền thống, Virtual Event,... đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, vì vậy việc chọn giữa sự kiện trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp phải được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên đặc điểm thực tế của doanh nghiệp và sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức.